Comment bien choisir son agenda professionnel (et bien l’organiser) ?

Que vous soyez nostalgique du cahier de texte de vos années d’école ou adepte des nouvelles technologies, on vous donne quelques pistes pour choisir l’agenda le plus adapté à vos besoins et pour l’organiser au mieux ! L’objectif : ne plus jamais arriver en retard à une réunion parce que vous ne l’aviez tout simplement pas notée !

Agenda papier/ électronique : le match !

On vous liste les avantages et les inconvénients de ces différents supports pour vous orienter dans votre choix :

Praticité

Si vous optez pour un agenda papier, vous devrez toujours l’avoir avec vous et le transporter avec vos affaires, alors qu’un agenda électronique peut être rattaché directement à votre ordinateur de travail ou à votre smartphone. De plus, ce dernier présente l’avantage de pouvoir sauvegarder vos données et occasionne moins de risque de perte ou d'oubli. Eternel étourdi, optez pour l’agenda électronique.

Personnalisation

La papeterie est pour vous comme une Madeleine de Proust ? Vous aimez les stylos colorés et les cahiers originaux ? Privilégiez un agenda papier qui vous offrira plus de possibilités de personnalisation qu’un agenda électronique. Vous pourrez ainsi dessiner ou surligner à loisir votre précieux carnet et même y glisser quelques souvenirs comme des photos d’afterworks mémorables !

Organisation

Au niveau de la lisibilité, la version numérique offre la possibilité de corriger ses erreurs et d’éviter les ratures ou les flèches dans tous les sens en cas d’erreurs ou d’annulation. Vous vous retrouvez aussi plus facilement dans vos rendez-vous grâce à cette version. Privilégiez ce type d’agenda si vous avez une écriture peu soignée et que avez du mal à vous relire !

Planification

Tout bon agenda en ligne permet l’activation d’alertes pour vous rappeler vos réunions ou rendez-vous importants de la journée. Ces rappels peuvent aussi être envoyés à tous vos clients ou interlocuteurs. Autre avantage de cette version 2.0 par rapport aux agendas traditionnels, elle n’offre pas de plages horaires limitées pour prévoir vos rendez-vous.

Mémorisation

Selon une étude de ScienceDirect, écrire physiquement une information permettrait de mieux la retenir. Vous vous souviendrez mieux des tâches que vous devez accomplir grâce à l’agenda papier ! Si vous avez tendance à oublier de lire tel compte rendu ou de faire tel retour à un client, préférez donc une prise de notes par écrit.

Equilibre vie pro/vie perso

Noter l’anniversaire de ses proches, sa liste de courses pour la semaine ou ses conseils livres ou séries, voici les nombreuses fonctionnalités non-numériques offertes par l’agenda papier. Celui-ci mêle souvent activités personnelles et professionnelles tout en les distinguant. L’agenda numérique offre moins de souplesse, servant surtout à se rappeler d’évènements professionnels. Les agendas partagés offrent la possibilité à tous les collaborateurs d'une même entreprise de fixer des réunions aux mêmes moments...même sur des horaires qui peuvent parfois ne pas vous arranger. L’agenda papier présente donc un avantage pour respecter sa vie privée et son intimité.

Cependant, difficile d'échapper aux agendas partagés dans certains métiers car ils permettent d'avoir accès aux emplois du temps de tous les collaborateurs en même temps, ce qui est un gain de temps souvent pour organiser des réunions interservices. Si vous préférez la version papier mais que vous êtes obligé d'avoir un agenda électronique, vous pouvez aussi en faire un usage limité, uniquement pour l'organisation collective des réunions par exemple.

Coût

Alors que l’agenda papier nécessite un nouvel achat chaque année, le lauréat ici est l’agenda électronique, souvent gratuit et accessible à tous les salariés avec leurs messageries ou leurs espaces informatiques d’entreprises.

Nos conseils pour bien organiser votre agenda

Soyez exhaustif

Essayez d’inscrire un maximum d’informations afin d’avoir une meilleure visibilité sur vos semaines à venir. Notez vos échéances pour telle ou telle mission, vos déjeuners pros, vos déplacements, mais aussi vos temps de concentration sur un dossier précis. Privilégiez pour ces moments des plages horaires courtes afin de pouvoir être plus productif.

Respectez vos pics de productivité

Fiez-vous à votre rythme biologique. Si vous vous concentrez plus facilement tôt le matin, prenez l’habitude de commencer votre journée par votre tâche la plus importante. C’est valable aussi pour l’organisation de votre semaine : vous avez sûrement des jours de prédilection pour vous concentrer, planifiez vos tâches plus rigoureuses ou techniques sur ces créneaux-là.

Faites le tri

La réalisation d’une « to do list » même courte s’impose. Classez vos tâches de la journée par ordre d’importance. N’hésitez pas à utiliser des couleurs différentes en fonction de l’urgence de chacune. Vous pouvez aussi les regrouper par thématique. Par exemple : développement, comptabilité, rendez-vous client, administratif. Notez aussi leurs échéances et le temps nécessaire à leur réalisation. Vous pourrez ainsi les alterner plus facilement.

Anticipez les imprévus

Aménagez-vous des plages de temps libres afin d’avoir un peu de souplesse dans votre agenda professionnel. Ces créneaux vous permettront par exemple de traiter un dossier de dernière minute ou de reporter une réunion sur cette plage horaire disponible. Prévoyez aussi des temps entre deux rendez-vous ou réunions afin de vous assurer une marge de manœuvre en cas de dépassement d’horaire ou de temps de préparation supplémentaire nécessaire.

Prévoyez aussi des respirations

Ne craignez pas le vide et ne surchargez pas trop votre agenda. Laissez-vous des temps de pause ! Vous gagnerez ainsi en efficacité et en productivité. Ces moments de pause seront l’occasion de prendre du recul sur vos dossiers en cours et d’échanger avec vos collègues sur de nouvelles idées. Bloquez-vous aussi un créneau pour faire un point hebdomadaire sur votre planning, en général en début ou fin de semaine, et anticiper vos tâches à venir. Bonne rentrée !

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