12 astuces à appliquer en télétravail pour être enfin efficace !

Télétravailler de chez soi ou même d’un lieu de vacances, c’est confortable, mais on peut plus facilement être déconcentré et avoir du mal à se motiver. Jeanine Roncati, coach en accompagnement auprès des entreprises et autrice des livres « Le télétravail pour les nuls » (Collection Les Nuls, First Editions, 2020) et « Du télétravail de crise au télétravail durable » (First Editions, 2021) vous livre 12 conseils pour travailler efficacement à distance.

1- Définir son espace de travail

Pour bien télétravailler, il faut vraiment trouver l’endroit idéal pour s’installer. Vous n’avez d’ailleurs pas forcément besoin d’avoir une pièce dédiée. L’essentiel c’est surtout de « délimiter un espace qui peut être éphémère en redevenant un salon en fin de journée mais l’important c’est de créer un bureau ergonomique et fonctionnel. Ce n’est donc pas le bout de votre lit avec l’ordinateur sur les genoux ou la table basse du salon qui peut très rapidement amener des troubles musculosquelettiques, des maux de dos ou une fatigue oculaire », explique Jeanine Roncati.

2- Mettre en place un rituel de télétravail

« Ça peut commencer tout simplement par un habit que l’on met pour télétravailler confortablement » mais vous pouvez aussi mettre une musique qui vous motive ou prendre vraiment le temps de petit-déjeuner parce que vous économisez sur votre temps de trajet pour vous rendre au travail.

3- Structurer son temps

Afin de vous motiver et d’éviter d’être préoccupé par d’autres activités : « Définissez des plages ou des séquences de travail en lien avec la joignabilité de vos collègues ou de votre manager ou de vos interlocuteurs ». En clair, commencez votre journée comme si vous alliez au travail et évitez d’être trop en décalage par rapport aux horaires établis par votre entreprise. Par exemple, si vous commencez à travailler efficacement à 17h, il ne vous reste plus qu’une heure pour pouvoir faire appel à vos collègues ou à votre manager en cas de difficultés.

4- Faire des pauses

« Quand on est en télétravail on a tendance à ne pas lever le nez de son ordinateur de la journée donc la pause s’impose ! » insiste la coach. Essayez de vous lever, vous étirer toutes les heures environ. Profitez-en pour vous hydrater, prendre l’air à votre fenêtre, sur votre balcon ou dans votre jardin. Et, faites aussi une vraie pause-déjeuner en quittant votre poste de travail et en vous changeant les idées !

5- Organiser sa journée de télétravail

Si vous êtes en mode hybride, avec un ou deux jours de télétravail par semaine, prévoyez des tâches ou activités qui sont télétravaillables. Il faut vraiment dédier cette journée à des activités d’écriture, de compte-rendu ou de calcul qui ne nécessite pas votre présence physique ou ne dépendant pas d’une activité logistique : « Vérifiez bien que vous avez les documents, les contacts utiles pour mener à bien ces activités ! »

6- Ne pas faire peser son télétravail à ses collègues

Ne vous déchargez pas d’une mission parce que vous n’avez pas anticipé que vous alliez être en télétravail et que vous ne pouvez donc pas la mener à bien car elle nécessite une présence sur site. Restez également joignable pour ne pas pénaliser l’avancée de vos collègues sur un dossier.

7- Maintenir le contact avec ses collègues

N’oubliez pas vos collègues ! « Dès que vous avez une information utile et nécessaire pour votre collègue, vous devez lui transmettre ». N’hésitez pas non plus à demander de l’aide ou des conseils, il ne faut pas rester isolé face à un problème ou une hésitation lorsqu’on télétravaille. Si vous utilisez une messagerie instantanée type Slack ou Teams, vous pouvez même créer un canal de communication dédié à des partages d’informations ou d’anecdotes non essentielles à votre activité professionnelle : articles d’actualité, GIF ou musique. Cette conversation permettra de maintenir un lien d’équipe même à distance.

8- Faire preuve d’empathie

Se montrer compréhensif et à l’écoute de ses collègues ou de son équipe est encore plus important. Vous avez vos contraintes personnelles et vos collègues aussi. « Rappelez aussi si nécessaire qu’ils ont le droit à la déconnexion, tout comme vous avez ce droit également », souligne Jeanine Roncati.

9- Contribuer à la circulation de l’information

Ce n’est pas parce que vous êtes en télétravail que vous devez rester dans votre coin. Continuez de partager vos avancées sur des dossiers ou des projets. Faites part aussi des difficultés rencontrées, des imprévus ou retards à prévoir. Débriefez vos rendez-vous avec des interlocuteurs extérieurs. Pour faciliter les échanges, utilisez un outil adapté : messagerie instantanée, mail ou téléphone selon l’urgence de la situation.

10- Partager ses bonnes pratiques sur les outils

Si vous découvrez par exemple une nouvelle fonctionnalité ou une façon d’optimiser un logiciel, partagez-le avec vos collègues. « Vous ferez ainsi évoluer ces outils en remontant les difficultés et vous pourrez obtenir des formations complémentaires si besoin et cette bonne utilisation des outils est un des facteurs clés de la bonne réussite du télétravail. »

11- Maintenir une bonne réactivité

Ne dites surtout pas à un client ou à un interlocuteur professionnel : « Je ne peux pas vous répondre, je ne peux pas trouver l’information car je suis en télétravail ! » Il faut toujours pouvoir répondre immédiatement à la demande ou alors expliquer pourquoi on ne peut pas y répondre et proposer une alternative.

12- Tirer des enseignements du télétravail

« Il faut être capable de remettre en cause et de redéfinir des règles de fonctionnement, ce qui fonctionne bien ou ce qui ne fonctionne pas bien. » En fait, le télétravail a instauré une nouvelle manière de travailler. « C’est même un changement de manière de penser », abonde Jeanine Roncati. Le résultat compte plus que le temps passé sur une mission. « Il faut bien se rappeler que quand on télétravaille, on doit travailler de la même façon que lorsqu’on est au bureau, ni plus ni moins » conclut l’experte. Donc quand il est l’heure de fin de votre journée habituelle, il est aussi l’heure d’éteindre votre ordinateur et de vous consacrer à votre vie personnelle !

Crédits photo : baranq/stock.adobe.com