Comment annuler un entretien d'embauche ? Nos exemples de mail

Vous êtes convoqué à un entretien d’embauche et voilà qu’un imprévu survient : impossible de vous rendre à ce rendez-vous décisif ! Une urgence personnelle, une maladie ou même une autre opportunité d'emploi inattendue peuvent vous forcer à annuler ou reporter votre rendez-vous. Quelle qu’en soit la raison, il est indispensable de réagir avec professionnalisme et respect pour préserver votre réputation aux yeux du recruteur. Découvrez nos conseils et modèles d’emails pour annuler un entretien sans compromettre vos perspectives professionnelles.

Les raisons légitimes d’annuler un entretien d’embauche

Prendre la décision de reporter ou d’annuler un entretien d’embauche n’est pas à prendre à la légère. Agir sur un coup de tête pourrait nuire à votre crédibilité professionnelle, c’est pourquoi nous vous conseillons de prendre le temps d’évaluer si votre décision repose bien sur un motif légitime et mûrement réfléchi.

Cela dit, certaines circonstances imprévues rendent cette démarche inévitable. Voici quelques situations où annuler un entretien peut s’avérer justifié :

• Un cas de force majeure : vous ou une personne dont vous avez la charge êtes malade, des intempéries ou une panne de voiture vous empêchent de vous déplacer.
• Un bouleversement dans votre vie personnelle : un déménagement dû à la mutation de votre conjoint ou un événement familial peuvent survenir de façon inattendue.
• Une autre opportunité professionnelle : une promesse d’embauche de la part d'une autre entreprise répondant parfaitement à vos objectifs de carrière vous est proposée.
• Une réévaluation de vos attentes : vous réalisez que le lieu de travail de l’emploi auquel vous avez postulé est incompatible avec votre projet de vie (éloignement géographique…).
• Un changement de carrière : vous décidez de changer de voie professionnelle ou de reprendre vos études.

Pourquoi est-il important de décliner un entretien d’embauche avec tact ?

Pratique de plus en plus courante, le ghosting, ou l’absence totale de nouvelles de la part d’un candidat, est une véritable source de frustration pour les recruteurs. Le « no show » lors d’un entretien est perçu comme un manque de respect au regard du temps et de l’énergie investis dans le processus de recrutement. En agissant ainsi, les candidats fragilisent leur relation avec les recruteurs au risque de ternir leur réputation et, dans certains cas, d’être définitivement écartés des processus de recrutement. Annuler un entretien avec professionnalisme et transparence est donc essentiel pour préserver votre image, même si la collaboration ne se concrétise pas.

Nos conseils pour vous désister d’un entretien sans nuire à votre carrière

Prévenez rapidement

Contactez le recruteur dès que vous être sûr que l’annulation est inévitable, de préférence au moins 24 heures à l’avance. En prenant les devants, vous démontrez le respect que vous portez à son organisation et au temps qu’il devait vous accorder.

Expliquez votre situation avec clarté

Même si rien ne vous y oblige, donner une explication courte et honnête est conseillé, surtout si vous souhaitez conserver de bonnes relations avec l’entreprise. Un message peu soigné ou confus risque de laisser une impression négative et durable. Soyez donc concis : une ou deux phrases suffisent pour montrer que votre décision est légitime et réfléchie, sans pour autant entrer dans des détails personnels.

Proposez une alternative

Si le poste vous intéresse toujours, exprimez votre souhait de reporter l’entretien ou proposez une entrevue virtuelle. Pour ne pas faire perdre davantage de temps au recruteur, mentionnez vos disponibilités et montrez-vous souple sur le choix d’une nouvelle date. Un tel geste démontre votre sérieux et réaffirme votre motivation pour le poste.

Présentez vos excuses

N’oubliez surtout pas de formuler des excuses sincères pour le contretemps. Une attitude polie et courtoise contribuera à préserver une relation positive avec le recruteur, un atout précieux pour votre avenir professionnel.

Exemples d’emails pour annuler son entretien d'embauche

Comment structurer votre email pour être efficace ?

Dans l’idéal, privilégiez le téléphone pour expliquer au recruteur les raisons de votre souhait d’annuler ou de reporter l’entretien et présenter vos excuses. Si ce n’est pas possible, rédiger un email structuré, concis et courtois peut faire toute la différence et préserver vos chances auprès du recruteur. Voici les étapes essentielles à respecter pour structurer votre message :

• Dès le début de votre mail, exprimez vos remerciements pour l’opportunité qui vous a été offerte et présentez vos excuses pour les désagréments que cette annulation pourrait engendrer.
• Facultatif : dans le cas où vous décidiez de justifier les raisons de votre annulation, n’entrez surtout pas dans des détails inutiles. Votre email doit rester clair et concis.
• Si vous souhaitez maintenir votre candidature : réaffirmez votre intérêt pour le poste et proposez des créneaux alternatifs.
• Terminez par une formule de politesse.

Après avoir envoyé votre e-mail d’annulation, un appel téléphonique peut être un moyen efficace d’assurer une communication claire, notamment lorsque l’entretien devait se dérouler sous peu, tout en montrant votre professionnalisme et votre sens des responsabilités.

Exemple de mail d’annulation définitive d’un entretien

Objet : Annulation de l'entretien d'embauche du

Madame / Monsieur,

Je vous remercie chaleureusement pour l’intérêt porté à ma candidature pour le poste de .

Je me permets de vous informer que je ne pourrai malheureusement pas participer à l’entretien prévu le [date] en raison d'un imprévu . Je tiens à vous présenter mes sincères excuses pour les inconvénients que cette annulation pourrait occasionner.

Je vous remercie encore pour votre compréhension et vous souhaite beaucoup de succès dans la suite de vos recherches.

Cordialement,

Exemple de mail d’annulation d’un entretien avec souhait de report

Objet : Demande de report de l'entretien d'embauche du

Madame / Monsieur,

Je vous remercie de l'attention que vous avez portée à ma candidature pour le poste de .

Je vous envoie cet email pour vous informer que je ne pourrai malheureusement pas honorer notre rendez-vous prévu le en raison d'un imprévu . Je vous présente mes excuses pour ce contretemps et les désagréments occasionnés.

Cependant, je reste très intéressé(e) par le poste et serais ravi(e) de convenir d’une nouvelle date pour cet entretien. Je suis disponible les . Le cas échéant, n'hésitez pas à me faire part de vos disponibilités si ces créneaux ne vous conviennent pas.

Je vous remercie encore pour votre compréhension et reste à votre entière disposition pour toute précision ou information complémentaire.

Dans l'attente de votre retour, je vous prie de croire, Madame / Monsieur, en l’expression de mes salutations distinguées.

L'entretien est annulé. Et maintenant ?

Envoyer un message de remerciement

Annuler un entretien d’embauche ne signifie pas que votre candidature est compromise, à condition de gérer la suite avec professionnalisme. Tout d’abord, envoyez un message de suivi par mail pour remercier le recruteur de sa compréhension. Si vous souhaitez poursuivre le processus de recrutement, n'oubliez pas de réaffirmer votre intérêt pour le poste tout en mettant en lumière vos compétences, et proposez rapidement d’autres dates de rendez-vous possibles pour montrer votre sérieux.

Relancez votre interlocuteur pour replanifier votre entretien

Après avoir envoyé votre email demandant un report de l’entretien, n’oubliez surtout pas de relancer le recruteur si vous n’avez reçu aucune réponse de sa part. C’est l’occasion parfaite de rappeler l’intérêt qu’il portait à votre candidature, de vous excuser à nouveau pour le contretemps et de démontrer que vous êtes toujours aussi motivé à rejoindre son équipe.

Si le poste a déjà été attribué, votre relance vous permettra de le savoir rapidement, vous évitant une attente inutile. Vous pourrez alors indiquer à votre interlocuteur que vous êtes ouvert à d’autres postes.

Tenez-vous préparé à rencontrer le recruteur

Une fois l'entretien reprogrammé, assurez-vous d’être ponctuel et bien préparé pour éviter une autre déconvenue qui pourrait nuire définitivement à votre réputation professionnelle. Même si vous n'obtenez pas le poste précis, gardez en tête que votre professionnalisme et votre réactivité dans la gestion de ce report renforceront votre image et pourraient bien ouvrir la voie à de futures opportunités.

Vous l’aurez compris, un entretien peut être déplacé sans problème, à condition de le faire de manière professionnelle. Et les imprévus peuvent aussi concerner les recruteurs, donc pas de panique ! L'important est de rester calme, de communiquer rapidement et de proposer une nouvelle date si vous souhaitez poursuivre le processus de recrutement.