Assistant·e de Gestion Administrative et Financière H/F CV + Lettre manuscrite à GE MEDIA
Hérouville-Saint-Clair - 14 CDD- 🕑 2 mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Le poste a pour objet d'intervenir auprès de 2 à 3 membres du Groupement d'Employeurs en situation de Co emploi dans l'Environnement pour :
Au niveau du secrétariat :
- Gère les courriers électroniques et le courrier postal.
- Classe, archive et rédige des courriers simples.
- Prend des notes en réunion, et rédige les comptes rendus.
- Met en page des courriers, relie certains documents.
- Numérise différents documents (congés payés, feuilles d'heures, plannings,.).
- Met à jour le fichier répertoire téléphonique/mail salariés.
- Prépare les pièces administratives, met en forme et transmet les réponses aux appels d'offres.
- Assure la gestion et la mise à jour des documents et des dossiers administratifs.
- Met en forme, prépare les documents (grille-bilan-projet, rapport d'activité).
- Rédige, réceptionne et contrôle les commandes.
- Rédige et met à jour les procédures concernant les différents postes.
Au niveau de l'assistance en comptabilité :
- Assure le suivi de la facturation et des relances
- Assurer les opérations de comptabilité générale, la saisie des écritures comptables et analytiques
- Collecter les informations, participer à la production et à l'édition de l'ensemble des documents comptables et financiers
- Effectuer le lettrage et le rapprochement bancaire
- Participer au suivi de la trésorerie et des comptes en lien avec les responsables
- Préparer les remises bancaires
- Préparer les documents pour le contrôle du commissaire aux comptes
Au niveau des ressources humaines :
- Enregistre les fiches candidats sur le logiciel Etape, les convoque aux informations collectives, à l'entretien d'embauche et les informe des rendez-vous.
- Gère les dossiers des salariés, les contrats, la Médecine du Travail, et l'ensemble des déclarations des accidents de travail, mutuelle des salariés/ gestion du dossier CSS).
- Prépare les contrats de travail et les avenants des salariés en transition et fait la déclaration préalable à l'embauche des salariés en transition.
- Suit les fins des titres de séjours et mutuelle obligatoire.
- Accueille et prépare les dossiers des salariés entrant (copie carte d'identité, titre de séjour, attestation sécurité sociale, feuille EPI et badges/clés,.).
- Réceptionne les arrêts maladies, demandes de congés,.
- Met à jour les tableaux d'information des salariés.
- Prépare les plannings et les feuilles d'heures des salariés.
- Met à jour le registre du personnel.
- Réceptionne et numérise différents documents (congés payés, feuilles d'heures, arrêt maladie,.)
- Met à jour le fichier répertoire téléphonique/mail salariés
- Met à jour les statistiques des salariés en insertion
- Déclare les heures des salariés en insertion sur les différentes plateformes des financeurs.
Au niveau de la gestion financière :
- Rencontre les partenaires économiques, fait signer les contrats, rédige les devis et réalise la facturation.
- Collecte, prépare et transmet tous les documents comptables.
- Collecte, prépare et transmet tous les documents utiles pour établir les paies.
- Prépare la remise de chèques au trésorier de l'association
Formation, compétences, aptitudes requises :
- Niveau Bac +2 minimum (BTS Assistant de gestion de PME/PMI ou DUT Gestion des entreprises et des administrations) et/ou une forte expérience professionnelle sur ces missions,
- Maîtrise de l'outil informatique (bureautique (office et Libre office, dolibarr, Etape,.)
- Intérêt pour la vie associative (son fonctionnement, ses spécificités, son environnement)
- Capacité d'écoute, d'aide et de soutien,
- Capacité à pouvoir travailler en équipe et à s'adapter facilement à des environnements de travail différents.
Rémunération :
- Convention collective Eclat appliquée, classification groupe D + prime de plurivalence et reprise d'ancienneté
- Mutuelle, Comité d'entreprise
CV + lettre de motivation
***** Poste en CDD (80%) à pourvoir dès que possible *****
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté - 1ère expérience appréciée
Compétences : Gestion budgétaire, Logiciels comptables, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un compte rendu de réunion, Classer des documents, Réaliser des opérations comptables, Élaborer, suivre et piloter un budget, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données, Piloter une activité, Capacité d'écoute, d'aide et de soutien, Intérêt pour la vie associative, Maîtrise de l'outil informatique
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Autre mise à disposition de ressources humaines
Liste des qualités professionnelles :
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Hérouville-Saint-Clair - 14
- CDD
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