Office Manager H/F Doctrine

Détail du poste

Chez Doctrine, on grandit vite (on est déjà 185 !) et nos bureaux s'étendent maintenant sur 3 étages - autant dire que l'organisation et la coordination ne laissent aucune place à l'improvisation.Afin de relever le défi d'un quotidien intense, exigeant, et passionnant, nous recherchons donc un.e Office Manager en CDI, pour :- continuer à offrir un environnement de travail fluide, accueillant et performant- organiser des événements de qualité, alignés avec notre culture et nos valeursSi tu aimes quand ça bouge, que tu as le sens du détail, de l'initiative et de l'humain, alors ce poste est fait pour toi.En tant qu'Office Manager chez Doctrine, tu joueras un rôle central dans le bon fonctionnement de la vie au bureau, la cohésion d'équipe et la fluidité des opérations.Tu seras un véritable couteau-suisse et tes missions seront variées.
Tes missions :

- Gestion des bureaux & vie quotidienne
- Assurer le bon fonctionnement de nos bureaux sur 3 étages, en lien étroit avec le gestionnaire du bâtiment
- Gérer les prestataires, les besoins en matériel et répondre efficacement aux petits sujets du quotidien
- Répondre aux demandes des collaborateurs et s'assurer qu'ils disposent de tout ce dont ils ont besoin pour travailler dans les meilleures conditions possible
- Veiller à ce que les espaces soient agréables, bien organisés, et propices à la productivité
- Être le point de contact pour toutes les questions logistiques ou administratives liées aux bureaux
- Gérer le courrier, les livraisons, et les tâches administratives courantes liées aux locaux

- Organisation d'événements internes et externes
- Imaginer et organiser des événements internes (déjeuners d'équipe, afterworks, soirées, challenge inter-équipe, etc.) pour renforcer la cohésion et garder l'esprit de famille
- Organiser chaque année l'offsite Doctrine, un évènement de deux jours qui concerne tous les collaborateurs
- Soutenir l'équipe marketing dans la logistique des événements externes (rencontres, salons, conférences, etc.)

- Missions transverses & soutien aux équipes
- Être un vrai couteau suisse : prêt.e à intervenir sur une grande diversité de sujets selon les besoins du moment
- Apporter un soutien ponctuel à l'équipe People, notamment sur l'organisation des process de recrutement ou sur la partie logistique de l'onboarding
- Travailler en étroite collaboration avec notre responsable IT afin de gérer notre flotte informatique et de toujours avoir un oeil sur l'inventaire
- Prendre en charge différentes tâches administratives ou opérationnelles au fil de l'eau

- Happiness :
- Faire en sorte que les collaborateurs soient contents de venir au travail le matin. Rendre joyeux et être joyeux : du soleil, du soleil, du soleil et encore du soleil.
- Être créatif(ve) et attentionné(e) pour embellir les journées de tes collègues : Il fait chaud ? Faisons venir un glacier. C'est Pâques ? Organisons une chasse aux oeufs.

Profil idéal

- Tu as déjà une solide expérience (2 ans minimum) en tant qu'Office Manager, ou Workplace Manager en environnement start-up / scale-up
- Tu es ultra organisé.e, autonome, réactif.ve et tu sais jongler entre plusieurs sujets sans jamais perdre le fil
- Tu es rigoureux.se et tu as le soucis du détail : nous avons désormais des bureaux sur 3 étages. Il est important de se tenir à certain cadre afin de ne pas se laisser dépasser par leur superficie et pour garder un ensemble rangé et organisé pour que chacun s'y sente bien
- Tu as un vrai sens du service et tu aimes faire en sorte que tout fonctionne bien pour les autres
- Tu es à l'aise avec les outils digitaux et tu n'as pas peur d'optimiser ou d'automatiser certaines tâches
- Tu es à la fois structuré.e et flexible (parce que chez Doctrine, aucune journée ne se ressemble !)
- Et surtout : tu as de l'énergie et de l'enthousiasme à revendre et tu as envie de t'impliquer dans une aventure humaine, dans une boîte en croissance où la culture d'entreprise est un vrai pilier