Chargé d'Accueil - Assistant H/F la Maison pour Tous, Societe Anonyme Coo
Montmorot - 39 CDI- 18 240 € / an
- BEP, CAP
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Le Chargé(e) d'accueil - Assistant(e) (H/F) est le premier interlocuteur au sein de l'organisme. Il / Elle participe à promouvoir l'image de La Maison Pour Tous en apportant un premier niveau de réponses et/ou en orientant le client vers les services compétents. Il / Elle est rattaché(e) au service des Ressources Humaines dans le cadre des moyens généraux et assiste le siège administratif sur un certain nombre d'activités.
Activités :
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs du siège administratif (accueil physique et téléphonique)
- Prendre en charge et alerter en cas d'incidents survenant à l'accueil
- Réceptionner l'ensemble des courriers postaux adressés à La Maison Pour Tous, les trier et assurer le dispatching auprès de la direction générale puis des services
- Préparer et s'assurer du départ du courrier postal du siège administratif
- Centraliser, enregistrer et transmettre toutes les demandes nécessitant une intervention et / ou une réponse de l'organisme :
o Créer les scans éventuels et les faire parvenir aux services
o Créer les affaires dans le logiciel Suivi d'Affaires WEB (notamment Charges locatives, MVE, etc.)
- Traiter quotidiennement la boite mail générique de La Maison Pour Tous en répondant directement à certaines demandes ou en les transférant dans les différents services
- Transmettre les informations d'astreinte chaque début de semaine à l'ensemble des collaborateurs et être garant du transfert hebdomadaire des appels vers le téléphone portable du personnel de terrain d'astreinte
- Assister les visiteurs dans certaines opérations administratives et rédactionnelles, notamment les demandes de logement
- Organiser et actualiser la documentation en libre-service
- Assurer un appui administratif au siège dans le cadre des moyens généraux :
o Suivre et programmer l'entretien annuel et courant (pannes) des véhicules en partage à Montmorot,
o Recenser les besoins de consommables pour les salles de réunions du siège et effectuer les commandes,
o Soutenir ponctuellement les services en cas de besoin.
Compétences clés :
- Connaître le fonctionnement de l'ensemble des activités de la Coopérative
- Identifier et traiter une demande client
- Maitriser les outils bureautiques et métiers
- Maitriser la rédaction de courriers professionnels
Aptitudes requises :
- Sens de la relation client
- Sens de l'organisation et rigueur
- Devoir de réserve et de confidentialité
- Esprit d'équipe
- Autonomie
- Aisance relationnelle écrite et orale
- Capacité d'écoute distanciée et empathie
- Capacité à rester calme (même dans les situations complexes)
- Respect des délais
Profil :
Bac ou Bac Pro dans le domaine du secrétariat / administratif, expérience souhaitée
Le permis B (boite manuelle) est obligatoire, déplacements à prévoir dans le cadre des missions / formations internes.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client
Langues : Français exigé
Permis : B - Véhicule léger exigé
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Location de logements
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
- Montmorot - 39
- CDI
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