Assistant du Cabinet du Maire H/F Mairie
Villejust - 91 CDD- 2 000 - 2 200 € / mois
- 🕑 12 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
L'assistant(e)assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services et les autres
Collectivités. Il est chargé d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la
mise en oeuvre et le suivi des politiques publiques. Il coordonne la représentation et les interventions
du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes
etc.), le protocole et les actions de proximité.
Activités du poste
- Accueil téléphonique et physique : renseigner le public, identifier ses attentes et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Gestion des agendas du Maire : planifier, organiser et préparer les rendez-vous et réunions complété par les pièces du dossier,
- Suivi des rendez-vous avec les administrés : enregistrement, transmission et suivi du traitement des demandes déposées,
- Rédaction de courriers, constituer les dossiers de rendez-vous,
- Relation avec la direction Générale des Services pour le suivi des demandes,
- Gestion des plannings des réunions avec les élus.
- Gestion des fichiers
Courriers
- Préparation de la pochette journalière, constituer les dossiers de rendez-vous,
- Gestion journalière des courriers (réception, tri, diffusion) avec le logiciel courrier,
- Réception, traitement et transmission des courriels reçus sur les adresses génériques de contact de la mairie et du cabinet.
Evénementiels - Protocole
- Organisation et suivi des événements suivants :
- Envoi des Voeux du Maire (actualisation et harmonisation de l'ensemble des fichiers déjà existants)
- Accueil des nouveaux arrivants
- Médaille du travail
- Commémorations
- Fête de la ville
- Marché de Noël en collaboration avec le service « vie associative et événements.
Profil
>Rigueur et organisation
>Méthode
>Gestion des priorités
>Sens du travail d'équipe
>Sens du Service Public
>Bon relationnel
>Savoir écouter et informer
>Capacité d'adaptation
>Disponibilité
>Discrétion
>Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
>Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement territorial apprécié.
TYPE DE POSTE
Emploi Permanent
Temps complet
Titulaire ou contractuel
Poste à pouvoir le 1er septembre 2025
Rémunération statutaire, CNAS, participation santé, prime annuelle.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 1 An(s) - en structure publique
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Relayer de l'information
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Villejust - 91
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