Assistant de Direction - Commune de Saint Paul H/F Fonction publique Territoriale
Saint-Paul - 974 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
L'assistant(e) de direction placé (e) sous l'autorité de la directrice, il (elle) est chargé(e) d'apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec l'ensemble des services de la collectivité, les élus ainsi que les différents partenaires.
Il (Elle) fournit les renseignements dans le domaine d'activité de la direction et en assure le suivi administratif.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation,
détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
* Accueil téléphonique et physique
* Réceptionner les appels de la direction : informer, orienter, filtrer, transmettre et renseigner en sachant hiérarchiser
(degré d'importance, d'urgence),
* Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
* Traitement et suivi administratif et financier
* Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
* Assurer les tâches de secrétariat
* Gérer l'agenda et les priorités
* Gérer les flux des documents entrant et sortant de la direction
* Organiser les déplacements, les réunions et les rendez-vous
* Organiser le traitement et la diffusion des informations
* Etre capable de rechercher des informations via la lecture de documents et/ou de bases de données et en faire la
restitution
* Préparer et assurer le suivi des bons de commande
* Enregistrer et ventiler les factures de la direction
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
* Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
* Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV,
arrêtés, décisions, délibérations...)
* Alimenter et actualiser les tableaux de bord de la direction
* Suivi administratif des personnels
* Tenir à jour les plannings de congés et les états de présence de la direction
* Assurer l'organisation des entretiens professionnels (convocation, transmission des comptes rendus des entretiens à la DRH)
Disponibilité demandée lors des pics d'activités ou face à des urgences. Une complémentarité et une forte solidarité
entre les collègues est attendue afin d'assurer la bonne marche et la continuité de la direction.
L'espace de travail sera dans un bureau partagé équipé d'ordinateur avec bureautique, logiciels,
imprimante/photocopieurs/scanners, téléphone
Le profil recherché
Expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale, notamment sur un poste d'assistante de direction
* Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
* Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
* Connaissance de la collectivité
* Technique de secrétariat
* Technique de prise de notes
* Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...)
* Maîtrise des logiciels spécifiques
* Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
* Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
* Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
* Être capable d'évaluer l'urgence d'une demande
* Être capable de gérer des situations délicates
* Capacité rédactionnelles
* Disponible
* Rigueur
* Sens de l'organisation
* Sens de la communication, du relationnel et du travail en équipe
* Faire preuve de diplomatie
* Respecter la confidentialité
* Réactivité
* Sens de l'initiative
* Polyvalence
* Dynamisme
* Motivation
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Saint-Paul
Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).
Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 311 € / an 1 943 € / mois 12,81 € / heureSalaire brut estimé
26 390 € / an 2 199 € / mois 14,50 € / heureEstimation haute
30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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