Cadre Administratif de Pôle H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Description du contexte / environnement du poste
Lieu d'exercice : Pôle médico-social

Missions générales
Missions principales confiées à l'agent :
- Assurer un rôle d'organisation, planification des réunions, coordination, anticipation dans le fonctionnement de l'équipe managériale du Pôle, de l'équipe projet en charge de l'actualisation du Projet d'Etablissement, et des projets transversaux
- Assister le Chef de Pôle et le Chef de Service dans l'élaboration des dossiers administratifs, polaires et institutionnels incombant au Pôle

Description des missions et activités du poste :
Apporter un appui administratif au sein du Pôle :
- Supervision des AMA,
- Gestion du temps de travail des Psychologues,
- Référence de la protection des données RGPD,
- Contrôle, suivi et bilan des actions réalisées pour le pôle,
- Mise en place et évaluation des procédures, en collaboration avec le Service Qualité,
- Participation à l'élaboration et la rédaction de rapports d'activité du Pôle en coordination avec le Cadre Supérieur de Santé.
- Identification et suivi des besoins de commande, de reprographie, de demandes de travaux auprès des équipes internes de l'établissement.
- Participation aux renseignements des différentes enquêtes administratives spécifiques au secteur médico-social

Conduire et accompagner les projets :
- Conception et développement d'outils et/ou méthodes spécifiques au Pôle,
- Conseils administratifs aux équipes en place concernant les projets et les activités proposées.

Participer au développement de la stratégie de l'établissement vers une dimension opérationnelle administrative :
- Déclinaison des contrats de pôle et participation à la mise en oeuvre du projet d'Etablissement,
- Collaboration avec l'ensemble des équipes afin de favoriser la circulation de l'information.

Missions transversales et ponctuelles :
- Assurer les fonctions de régisseur principal ou suppléant
- Participer aux Comités de Direction Elargis

Caractéristiques particulières du poste
- Moyens mis à disposition : Bureau Matériel informatique et téléphone
- Contraintes spécifiques : Participer aux gardes administrativesquos minus, sam verum as earcimpos nost a peres reium quam, elitaspe doloreic te sum a conecea volupta

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés
N+2 : Franck BRIDOUX, Directeur général
N+1 : Ludivine LEFEBVRE, Directrice référente du pôle médico-social
Relations fonctionnelles : Services médicaux, administratifs et techniques Ensemble des directions fonctionnelles Cadres administratifs de Pôle de l'Établissement et Cadres Supérieures de Santé - Partenaires de réseaux (associations, mairies, centres hospitaliers)

Compétences attendues et souhaitées
Formation ou qualification :
Formation au management et à la gestion ainsi qu'à la conduite de projet

Connaissances particulières :
Connaissances juridiques : droit de la fonction publique et droit hospitalier
Communication et relations interpersonnelles
Stratégie et organisation
Utilisation de l'outil informatique et acquisition des fonctionnements des logiciels internes à l'Etablissement (Cariatides, Chronos)
Bonnes connaissances du système en santé mentale, du travail en réseau et de liaison

Savoir-faire :
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
Capacités rédactionnelles
Connaissance du réseau en psychiatrie
Sens de l'organisation et rigueur
Capacité de négociation et esprit d'analyse
Être force de conseils

Savoir-être :
Autonomie de travail
Capacité d'initiative et facultés d'adaptation
Réactivité et sens du travail en équipe
Objectivité
Diplomatie, écoute, disponibilité
Curiosité d'esprit
Maîtrise de soi