Assistant·e Administratif·ve - Temps Partiel H/F ARES
Villeurbanne - 69 CDI Temps partiel- 12 € / heure
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Lancé en 2022, Ares Services Rhône résulte de la volonté du Groupe Ares d'accélérer son implantation en région Auvergne-Rhône-Alpes et étendre son positionnement sur des secteurs en tension et générateurs d'emplois ; cette structure est centrée sur les métiers de la logistique et compte aujourd'hui une équipe d'une quarantaine de salariés en parcours et permanents. L'établissement est domicilié à l'Est de la Métropole de Lyon et développe une activité logistique implantée sur sites clients, dont un est situé dans la zone aéroportuaire Saint-Exupéry et un autre dans l'Ouest lyonnais.
Sous l'autorité du Directeur, vos principales missions seront :
1. Exploitation
> Assister la Responsable d'Exploitation, notamment pour l'établissement et le suivi des plannings de production et l'affectation des ressources,
> Collecter auprès des Chef.fes d'équipe les informations relatives aux temps de travail, absences, présences et retards des salariés en insertion,
> Assurer la saisie, la complétude et la cohérence des données horaires de production dans Chronos,
> Mettre et tenir à jour les logiciels et tableaux de suivi des Éléments Variables de Paie : heures de travail, heures sociales, Congés Payés, RTT, récupérations, absences, arrêts maladie, accidents du travail, demandes d'acompte, justificatifs de transport, régularisations, etc.,
> Transmettre mensuellement les Éléments Variables de Paie au service compétent,
> Assurer la réception et la distribution des bulletins de salaire et documents annexes,
> Assurer la saisie et le suivi de la facturations clients dans les outils (Gescom)
> Assurer la saisie et le suivi des achats de matériels et prestations dans les outils (Gescom)
2. Suivi administratif des salariés en insertion
> Assister la Responsable de l'Accompagnement Socio-Professionnel pour la collecte des documents nécessaires à la constitution des dossiers des salariés en insertion
> Effectuer les démarches préalables à l'embauche de chaque entrant (inscription au registre du personnel, demande de visite médicale, DPAE.), assurer leur suivi (dossiers personnels, bilans de santé, mutuelle, etc.) et la mise à jour des outils, dossiers et bases de données en cours et fin de contrat
> Constituer et administrer les dossiers administratifs et informatiques (SAGE, SIHAM, Médecine du Travail, etc.) de chaque salarié employé dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes et externes (DPAE, Préfecture, agréments, etc.),
> Editer et archiver les contrats, avenants, courriers et documents disciplinaires.
3. Accueil et secrétariat
> Prendre en charge l'accueil sur site,
> Assurer l'interface entre REX et RASP pour la planification des temps de production, d'accompagnement et de formation
> S'assurer de la bonne transmission des informations et plannings aux encadrants,
> Assurer le secrétariat administratif de l'établissement : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossiers et comptes rendus de réunion,
> Assurer la gestion des achats et consommations de fournitures bureautiques de l'établissement.
Des missions additionnelles peuvent vous être confiées pour effectuer toutes autres tâches connexes au besoin du service ou de l'établissement.
Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé non qualifié
Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Villeurbanne - 69
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