Assistant ou Assistante de Gestion Administrative - Mairie de Parisot H/F Fonction publique Territoriale
Parisot - 81 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Commune située à 15 mn de Gaillac et 30 minutes d'Albi, la commune de Parisot recherche un.e assistant.e administratif.ve polyvalente.
Placé.e sous l'autorité du Maire, vous assurerez principalement les missions d'accueil et de secrétariat de mairie.Vous garantissez la continuité de service en l'absence de la Secrétaire de mairie.
Missions du poste :
? Accueil téléphonique et physique au secrétariat
? Accueil et renseignement de la population
? Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
? Gestion et affichage d'informations
? Traitement de dossiers et saisie informatique
Activités principales :
? Accueil téléphonique et physique du public :
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Mettre en relation les correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention aux différents publics
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurités liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.
? Accueil et renseignement de la population :
- Accueil du public, (recensement militaire, dossier d'inscription scolaire, cadastre, réclamations)
- Réception et préparation dossiers mariage, préparation dossier PACS et baptême civil
- Urbanisme : guichet unique demandes d'urbanisme, enregistrement des demandes et transmission aux services associés,
- La gestion des locations des 3 salles (salle des fêtes, salle association, salle haut mairie)
- Associations : Gestion du planning annuel, gestion de la remise des clefs, gestion de la correspondance par mail
- Réservation des communes sur le planning du podium remorque
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Réception du courrier et enregistrement
- Rédaction de courriers, de tableaux de bord
- Etat civil : élaboration des copie et extrait des actes d'état civil,
- Conseil des jeunes : convocation, compte rendu, informations par mail des événements, préparation des élections
* Gestion et affichage des informations :
- Panneau d'affichage : mise à jour des événements sur la commune
- Newsletter : information à la population
* Traitement de dossiers et saisie informatique
- Population : mise à jour du logiciel, gestion nouveaux habitants
- Site internet : mise à jour des actualités ou articles,
Le profil recherché
De profil administrative, vous disposez d'un baccalauréat minimum et/ou d'une expérience significative au sein d'une collectivité territoriale (commune moins de 2000 habitants)
? Connaissances des domaines de compétences des communes et leur organisation
? Connaissances du statut de la Fonction publique territoriale
? Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs, Connaissance des règles des actes d'état-civil
? Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Logiciel Proxima apprécié, Word et Excel, outlook)
? Rigoureux, investi et dynamique, vous disposez d'un solide relationnel, vous combinez sens de l'organisation, réactivité, discrétion et disponibilité
- Parisot - 81
- Fonctionnaire
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