Sg03 - Assistant de Direction Dgs - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F Fonction publique Territoriale
Toulon - 83 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Au sein du service secrétariat général, l'assistant de direction du DGS assure avec réactivité la gestion de l'agenda, le secrétariat et l'aide à la constitution des fonds de dossier des rendez-vous du Directeur Général des Services. Il assure le traitement des sujets en fonction de leur importance et des priorités.
1. Organisation des rendez-vous du Directeur Général des Services (DGS) :
- Gestion de l'agenda du DGS et organiser les rendez-vous en fonction des priorités,
- Relation avec les directions générales adjointes et les partenaires,
- Organisation des déplacements du DGS,
- Constitution des fonds de dossier des réunions : ordre du jour, consolidation des notes et des différents supports de la réunion, structuration du fonds de dossier (notes, courriers, etc.),
- Prise de notes et mise en forme de travaux bureautiques,
- Classement et archivage des dossiers sur le serveur et papier.
2. Orientation du courrier dans les services et suivi des courriers signalés :
- Orientation du courrier dans le logiciel Airs Courrier vers les services,
- Présentation de certains courriers au DGS,
- Enregistrement des courriers « signalés » dans le tableau de suivi et relance des services pour l'obtention des courriers de réponse,
- Elaboration de projets de courrier.
3. Traitement des mails du Directeur Général des Services :
- Répartition des mails (pour information, pour réponse...),
- Synthèse de l'objet des mails,
- Réponse aux mails selon instruction du DGS.
4. Appui à la gestion des parapheurs :
- Enregistrement des parapheurs (arrivée/départ).
5. Suivi des projets et activités du service et de la direction.
Appui aux autres activités du service en tant que de besoin.
Le profil recherché
Les « savoirs » :
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes...),
- Maîtrise des outils bureautiques,
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- Principes rédactionnels standards,
- Fonctionnement des collectivités territoriales et des intercommunalités.
Les « savoir-faire » :
- Établir une relation de confiance avec la Directrice Générale des Services,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Renseigner les interlocuteurs et développer un bon sens relationnel avec les directions générales adjointes.
Les « savoir-être » :
- Dynamisme,
- Forte réactivité,
- Sens de l'initiative,
- Esprit d'équipe,
- Rigueur,
- Discrétion.
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 400 € / an 1 950 € / mois 12,86 € / heureSalaire brut estimé
26 500 € / an 2 208 € / mois 14,56 € / heureEstimation haute
30 302 € / an 2 525 € / mois 16,65 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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