Responsable Administratif Institut Arts H/F Université Jean Monnet

Détail du poste

Pour plus d'informations : https://arts.univ-st-etienne.fr

POSITIONNEMENT
Le poste est placé sous la responsabilité fonctionnelle des codirectrices de l'Institut ARTS.

La personne recrutée sera hiérarchiquement rattachée directement à la Direction Générale qui veillera à la cohérence des propositions faites avec le cadre d'organisation générale de l'Université Jean Monnet.
Elle sera membre du comité de direction administrative (CODA) de l'établissement.

MISSIONS

Rompu.e à la conduite de projet et fort.e d'une expérience réussite de conduite de projet dans un environnement complexe et mobilisant différents partenaires, le/la responsable administrative aura un rôle majeur dans le pilotage de l'Institut ARTS.

Dans ce cadre, la personne recrutée sera amenée à :
- Suivre la coordination des différents aspects de l'Institut (formation, recherche, création),
- Faciliter les liens entre les différents partenaires de l'Institut (université, écoles, institutions culturelles et leurs ministères de tutelle),
- Être support et conseil pour le développement de partenariats en lien étroit avec les réseaux académiques, culturels et institutionnels au niveau régional, national et international.
- Encadrer la gestionnaire de la Graduate+ et organiser le travail de manière efficace au sein de l'équipe
- Faire le reporting régulier et structuré des actions aux deux directrices de l'Institut.

Elle interviendra pour la structuration de l'Institut tant administrative que financière.
Elle sera également amenée à préparer les différents appels à projets nécessaires.

Il est attendu une bonne connaissance du milieu académique et universitaire.
Force de proposition et possédant une réelle autonomie, la personne recrutée devra assurer un reporting régulier auprès des codirectrices qui interviennent plus particulièrement sur le volet politique et scientifique du projet.

ACTIVITES
- Coordonner le lien avec l'ensemble des partenaires,
- Organiser la mise en oeuvre des projets internes de Formation/Recherche,
- Gérer les partenariats et participer aux réseaux académiques, culturels, institutionnels,
- Coordonner les activités de reporting de l'Institut (rédaction de rapports, établissement de tableaux de bords internes...),
- Contribuer à la stratégie et au déploiement des actions de promotion de l'Institut (communication, événements internes et externes, réseaux sociaux...),
- Programmer les instances de gouvernance de l'Institut (comité de direction, comité de pilotage, conseil scientifique international) et de la Graduate School (ANR SFRI Graduate +)
- Élaborer, suivre et contrôler le budget, procéder aux opérations d'engagement et étudier les opportunités de cofinancements du projet.

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES

I - Savoirs
- Connaître et comprendre l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche en France et à l'international,
- Avoir une bonne connaissance du secteur culturel, de son fonctionnement académique et partenarial au niveau régional et national,
- Connaître et comprendre l'université (services, interlocuteurs...),
- Connaître les domaines disciplinaires et scientifiques,
- Maitriser la méthodologie de la conduite de projet et ses principaux outils,
- Maîtriser les techniques de rédaction et de communication orales et écrites,
- Etablir et rédiger des reporting (rapports, bilan, tableaux de bord etc.),
- La maîtrise de l'anglais (communication, rédaction) est nécessaire.

II - Savoir faire
- Conduire une démarche de projet,
- Gérer la relation avec les institutions et tout partenaire extérieur (public ou privé),
- Maîtriser la faisabilité d'un projet en termes techniques et financiers et effectuer un suivi des ressources destinées au programme (financières, humaines, etc.),
- Savoir animer un groupe, et dynamiser le travail en réseau et la coordination de programmes multidisciplinaires,
- Construire et suivre des outils adaptés (tableaux budgétaires, outil de suivi de l'avancement du programme et des projets, outil de cadrage etc.),
- Mettre en place les processus administratifs adaptés aux projets conduits,
- Utiliser les outils de communication print (InDesign, Illustrator), web (WordPress) et réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn),
- Prospecter à destination de divers publics (entreprises, institutions).

III - Savoir être
- Avoir un sens de l'organisation et de la rigueur,
- Obtenir l'adhésion de partenaires autour d'un projet, savoir fédérer les acteurs, être convaincant,
- Posséder des qualités relationnelles, la facilité à engendrer un dialogue, faire preuve de diplomatie,
- Savoir travailler en équipe dans un climat de confiance et de transparence,
- Travailler en grande autonomie, savoir prendre et gérer les responsabilités,
- Être force de proposition,
- Savoir gérer les priorités,
- Savoir prendre des initiatives.

L'université Jean Monnet

Université pluridisciplinaire, l'Université Jean Monnet offre une large gamme de formations en phase avec la société et son territoire en mettant en avant une recherche de qualité. Organisée autour de 4 sites stéphanois et d'un site roannais, l'Université accueille près de 20 000 étudiants et 1 500 personnels. Elle est composée de 5 facultés, 3 instituts, 1 département d'études politiques et territoriales, 1 école d'ingénieurs, 6 écoles doctorales, 24 équipes de recherche.