Assistant du Sous-Préfet H/F Fonction publique de l'État
Mauriac - 15 Fonctionnaire- Service public d'état
Détail du poste
Groupe RIFSEEP : 1
Les activités en propre :
Assistanat du sous-préfet :
- Préparation des départs et des arrivées des sous-préfets.
- Gestion de tous les courriers et des visites protocolaires liées à la prise de fonction.
- Gestion de l'agenda.
- Gestion de la logistique des réunions internes ou en extérieur
- Traitement des sollicitations du Sous-Préfet,
- Anticipation des visites et des événements liés à la représentation
- Supervision de la logistique liée aux cérémonies
- Planification et organisation des réceptions
- Coordination avec le responsable des chauffeurs
- Lien avec le secrétariat du Préfet et des autres Sous préfets en cas de temps communs.
- Accueil des rendez-vous et des participants aux réunions programmées.
Secrétariat particulier du sous-préfet :
- Rédaction des courriers, notes et mettre en page des documents
- Préparation des dossiers de visites des collectivités de l'arrondissement
- Gestion de la communication et revue de presse
- Suivi des outils de gestion des annuaires ou contacts utiles.
- Actualisation des trames officielles et autres chartes graphiques.
Suivi administratif et financier de la sous-préfecture :
- Suivi et gestion du budget de fonctionnement de la sous-préfecture en lien avec le SIDAF,
- Assurer l'interface avec le service achats/finances du SGCD
- En lien avec l'agent technique et l'intendant, suivi des travaux et de la bonne tenue de la sous-préfecture
Les activités partagées en cas de besoin :
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique en fonction des flux
- Greffes des Associations
- Point d'Accueil Numérique
- Feux d'artifices
Votre environnement professionnel :
Composition et effectifs du service
1 agent de catégorie A, 2 agents de catégorie B, 3 agents de catégorie C, 1 agent technique et 1 agent sous prestation de service.
Liaisons hiérarchiques
Sous-préfet (secrétaire générale en son absence)
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Liste des compétences techniques :
Compétences en informatique et bureautique (Maîtrise)
Connaissance de l'environnement professionnel (Maîtrise)
Compétences juridiques, budgétaires financières et comptables (Initié)
Liste des compétences liées aux savoir-faire : (Niveau maîtrise)
Capacité à communiquer (Maîtrise)
Travail en équipe (Pratique)
Appliquer la réglementation (Initié)
Savoir s'organiser, anticiper et s'adapter (Maîtrise)
Savoir analyser et trouver des solutions, avec de l'autonomie et de la prise d'initiative (Pratique)
Savoir rédiger (pratique)
Liste des compétences liées aux savoir-être : (Niveau maîtrise)
Discrétion, confidentialité
Polyvalence et disponibilité
Avoir le sens des relations humaines (Pratique)
Savoir accueillir (Maîtrise)
Adaptabilité forte (Pratique)
Vos perspectives :
Ce poste permet d'acquérir une expérience professionnelle enrichissante qui sera fortement utile, le cas échéant, dans le cadre d'une évolution de carrière pour accéder au grade supérieur
- Mauriac - 15
- Fonctionnaire
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