Gestionnaire Administratif en Appui à la Ftlv H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Détail du poste

Mission principale :

Dans ce contexte, l'assistant(e) FTLV s'occupera de la gestion administrative et logistique de la formation, il/elle remplacera le temps d'un congé maternité le chargé d'appui à la FTLV de Clermont Auvergne INP. Il/elle travaillera en lien avec la responsable financière au suivi financier des dossiers : bons de commandes, factures, demandes de prise en charge, relation avec les OPCO...

Il/elle pourra apporter son aide au suivi des référencements, des plans de formations, des plaquettes auprès des divers organismes. Il/elle devra concevoir et mettre en oeuvre des procédures administratives communes à l'INP et à ses 3 écoles. Il/elle sera également chargé(e) d'apporter du support à la réalisation des actions de formation et d'accompagnement adaptés aux divers publics.

Activités :
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Suivre les référencements de l'établissement auprès des organismes prescripteurs
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser et assurer le suivi des procédures administratives des activités de formation
- Contribuer au suivi de la certification Qualiopi en lien avec la responsable Qualité de l'établissement
- Gérer la ressource documentaire et la tenir à jour en lien avec le groupe de travail dédié
- Gérer les contrats et les conventions, constituer la base de données nécessaires, renseigner les enquêtes