Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F Mutualite Francaise Nouvelle Aquitaine
Bordeaux - 33 CDI- 24 000 - 26 000 € / an
- 🏠 Télétravail partiel
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
SOUTIEN EN COMPTABILITE ET ADMINISTRATION DU PERSONNEL
- Suivi des notes de frais, enregistrement des RIB et préparation des virements.
- Suivi des comptes fournisseurs et clients : établissement des devis et factures, aide à la gestion des paiements, vérification des encaissements et suivi des relances.
- Suivi des conventions : relance, si besoin, des partenaires pour obtenir les conventions, suivi des signatures, des versements.
- Administration du personnel : préparation des éléments de paie en lien avec la comptable, suivi des congés et absences, mise à jour des dossiers du personnel, organisation des visites médicales et suivi des évolutions légales et réglementaires en RH.
SEMAINE DE TRAVAIL SUR 4.5 JOURS / TELETRAVAIL 1.5 JOURS
- Gestion Administrative Générale
- Organisation et suivi des Instances : préparation et envoi des convocations, création et suivi des ordres du jour et des diaporamas, préparation des documents, gestion des salles, réservations hôtelières et restaurants.
- Suivi et gestion des Prestataires : contact régulier avec les fournisseurs et prestataires de services (contrats, devis, factures), suivi des échéances contractuelles, vérification des prestations réalisées, et gestion des renouvellements et résiliations de contrats.
- Gestion de l'agenda de la Directrice et du Président : planification des rendez-vous et réunions, anticipation des déplacements, organisation des rendez-vous internes et externes, enregistrement des contacts.
- Création de tableaux de bord d'activité de la structure : mise en place et suivi de tableaux de bord.
- Réservations et logistique : recherche et réservation de salles de réunion, restaurants, hôtels et autres services nécessaires aux déplacements ou événements de la structure, gestion du standard téléphonique, de la boite mail générique et des courriers entrants et sortants.
- Participation à l'organisation d'événements (congrès, conférences.) : coordination des parties prenantes, planification des actions, gestion des imprévus, suivi opérationnel durant les événements...
SAVOIR-FAIRE ATTENDUS
- Gestion administrative rigoureuse : excellente organisation, aptitude à structurer et prioriser les tâches et capacité à gérer des procédures administratives variées.
- Précision dans la rédaction de documents : capacité à rédiger des mails, des notes et divers documents de manière concise et structurée.
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs : aisance sur les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint), capacité à utiliser des outils collaboratifs en ligne pour l'organisation des réunions et événements.
Coordination logistique d'événements : compétences en gestion d'équipes temporaires, organisation logistique et aptitude à anticiper les besoins d'un événement (matériel, plannings, réservations).
SAVOIR-ETRE ATTENDUS
- Rigueur et sens du détail : une grande précision dans l'exécution des tâches comptables et administratives, souci du détail dans la rédaction et l'organisation des documents.
- Autonomie et sens de l'initiative : capacité à gérer efficacement les responsabilités sans supervision constante, à anticiper les besoins, et à proposer des solutions en cas d'imprévus.
Polyvalence et adaptabilité : aptitude à gérer une diversité de tâches, à passer d'une mission comptable à une mission administrative et à s'adapter aux priorités évolutives de l'organisation.
- Esprit d'équipe et sens du service : facilité à interagir positivement avec les autres membres de l'équipe, à collaborer avec différents services et les soutenir, et à incarner une posture professionnelle avec les prestataires et partenaires.
- Bon relationnel et sens de la communication : capacité à communiquer de manière claire et professionnelle avec différents interlocuteurs internes et externes et à entretenir des relations de travail positives et constructives.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Autres assurances
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Bordeaux - 33
- CDI
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