Agent - Agente d'Accueil Social H/F Udaf de Loire Atlantique
Saint-Herblain - 44 CDI- 1 801 - 2 732 € / mois
- BEP, CAP
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
L'U.D.A.F. de Loire-Atlantique recherche pour son service Administration Générale et Qualité basé au siège, à Saint Herblain :
Notre équipe ADGE (Administration Générale) recherche activement son.a nouvel.elle « secrétaire Accueil Courrier GED» !
Après une phase d'accompagnement, vous serez chargé.e d'assurer l'accueil physique, la gestion du standard téléphonique avec les appels internes et externes ainsi que la distribution du courrier papier et dématérialisé. Le tout, dans le respect des obligations réglementaires, des procédures en vigueur au sein de l'association et sous la supervision de votre responsable de service.
Au quotidien, vous portez les valeurs de l'association et adoptez une posture professionnelle et bienveillante.
Vos missions principales ?
- Vous réceptionnez et transférez les appels internes et externes du standard téléphonique (150 appels/jour en binôme)
- Vous accueillez et renseignez les visiteurs internes et externes
- Vous réceptionnez, vérifiez et signez les bons de livraisons des colis et des courriers postaux (en arrivée)
- Vous collectez, affranchissez et envoyez les colis et courriers postaux (au départ)
- Vous triez, numérisez, indexez, enregistrez et archivez les factures ainsi que tous les autres documents reçus (dans un logiciel professionnel appelé MAGIS)
Sans oublier son équipe...
- Vous communiquez quotidiennement avec votre équipe (transmission d'information, questionnement, vérification etc.)
- Vous rendez compte aussi souvent que nécessaire à votre responsable de service
Votre parcours :
- Diplômé.e d'un Bac Professionnel en Secrétariat (apprécié)
- Expérimenté.e en gestion de standard multi-lignes (apprécié)
- Expérimenté.e sur une fonction d'accueil (apprécié)
- Expérimenté.e en structure sociale (apprécié)
Votre savoir-faire et vos connaissances :
- Vous maitrisez la posture professionnelle d'accueil
- Vous êtes à l'aise sur les outils informatiques (messagerie outlook, logiciels métiers)
- Vous êtes à l'aise avec un standard téléphonique multi-lignes
- Vous savez gérer des situations de litiges ou de conflits
Votre savoir être :
- Vous êtes respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité
- Vous êtes à l'écoute des autres et savez vous adapter à divers interlocuteurs
- Vous faites preuve d'organisation et de rigueur
- Vous appréciez la synergie d'une équipe
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Organisation du système sanitaire et social, Accueillir, orienter, renseigner un public, Actualiser les informations mises à la disposition d'un public, Évaluer régulièrement les besoins de la personne, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Qualification : Ouvrier qualifié (P1,P2)
Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles :
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Saint-Herblain - 44
- CDI
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