Assistant·e d'Équipes de Recherche H/F CNRS

Détail du poste

Sous la responsabilité de la responsable du SAER, l'assistant-e d'équipe de recherche apporte un support de proximité aux membres d'un portefeuille d'équipes de recherche. À ce titre, il(elle) apporte conseil et aide au pilotage dans les domaines budgétaire, financier et RH, en garantissant le respect des procédures. Il(elle) participe aux activités des équipes de recherche de son portefeuille en leur apportant son concours en matière organisationnelle. Il(elle) est l'interface privilégiée des services de supports et de soutien à la recherche et les autres services partenaires du laboratoire.
Activités
1/ Assistance auprès des équipes de recherche
- Conseiller et orienter les chercheurs dans leurs activités en interface avec les services support
- Conseiller/préparer l'organisation des déplacements des membres des équipes, commander leurs titres de transport et effectuer les réservations hôtelières
- Recueillir, traiter et transmettre les informations aux membres de l'équipe
- Accompagner les scientifiques dans le montage et la vie des projets collaboratifs et contrats de recherche
- Assister les scientifiques dans leurs missions d'intérêt collectif
- Organiser et participer aux réunions de l'équipe ou du projet

2/ Suivi ressources humaines
- Accompagner les process de recrutement des personnels scientifiques
- Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents : contrats de travail des personnels contractuels et conventions de stage
- Préparer l'arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, faciliter leur intégration et les guider dans leurs démarches administratives
- Informer et orienter les personnels des équipes dans leurs démarches RH
- Mettre à jour l'outil de gestion des effectifs et répondre à des demandes spécifiques (enquêtes, etc.)

3/ Aide au suivi budgétaire et financier
- Préparer les budgets prévisionnels avec les responsables d'équipe, en suivre l'exécution
- Instruire les demandes d'achats imputés sur les crédits des équipes

4/ Communication, relations extérieures, évènementiel
- Assurer l'interface administratif avec les différents interlocuteurs internes et externes des équipes
- Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs
- Organiser la logistique des événements liés aux équipes
- Créer et/ou mettre à jour les pages WEB

Compétences
CONNAISSANCES
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Culture internet
Techniques de communication
Connaissances de base en gestions financière et RH
Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

COMPETENCES OPERATIONNELLES
Réaliser des synthèses
Rédiger des rapports ou des documents
Élaborer des éléments de langage
Concevoir des tableaux de bord
Organiser des opérations évènementielles
Concevoir des supports de communication
Accueillir les populations concernées

COMPETENCES COMPORTEMENTALES
Discrétion /confidentialité
Sens relationnel
Sens de l'organisation, rigueur
Capacité de conceptualisation
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel

Contexte de travail




Le poste est affecté au Service des Assistant-e-s d'Equipe de Recherche (SAER), service commun à l'IRISA et au centre Inria de l'Université de Rennes, constitué d'une équipe mutualisée dont les membres sont chargés chacun du soutien administratif, logistique et de gestion d'un portefeuille de plusieurs équipes de recherches.
Le SAER assure notamment le rôle d'interface entre les équipes scientifiques et les services supports locaux du laboratoire ou centraux des établissements tutelles.

A propos du laboratoire :
L'IRISA (Institut de Recherche en Informatique et Systèmes Aléatoires) est aujourd'hui l'un des plus grands laboratoires de recherche français (plus de 850 personnes) dans le domaine de l'informatique et des technologies de l'information. Structuré en sept départements scientifiques, l'IRISA est un laboratoire d'excellence dont les priorités scientifiques sont la bioinformatique, la sécurité des systèmes, les nouvelles architectures logicielles, la réalité virtuelle, l'analyse des big data et l'intelligence artificielle. Tourné vers l'avenir de l'informatique et nécessairement tourné vers l'international, l'IRISA est au coeur même de la transition numérique de la société et de l'innovation au service de la cybersécurité, de la santé, de l'environnement et de l'écologie, des transports, de la robotique, de l'énergie, de la culture et de l'intelligence artificielle.

Présentation de l'IRISA en tant que laboratoire d'affectation : https://www.irisa.fr/umr-6074
Présentation du CNRS en tant qu'employeur : https://www.cnrs.fr/fr/le-cnrs

Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
Contraintes et risques

Possibilités limitées d'horaires décalés selon l'activité des équipes - disponibilité à prévoir les jours d'accueil des nouveaux entrants