Assistante de Direction - Mairie de Hautmont H/F Fonction publique Territoriale
Hautmont - 59 CDI- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Au sein de la direction générale et du cabinet, vous êtes chargé(e) d'apporter une assistance solide et permanente à la DGS, au DGA, ainsi qu'au Maire, en matière d'organisation, et à ce titre, vous assurez notamment :
- Un accompagnement dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels,
- Un accueil et une information de leurs interlocuteurs,
- Un premier niveau de réponse et contribuez à la bonne circulation de l'information,
- Le suivi des projets et activités de la direction, avec la possibilité de suivre certains dossiers en autonomie.
Mission 1 : Gestion des plannings et des rendez-vous
- Organise l'agenda du DGS, du DGA et du Maire, ainsi que la prise de rendez-vous en fonction des priorités
- Organise leurs déplacements
- Assure la gestion de leurs mails
- Assure la logistique des réunions, des séminaires, conférences téléphoniques, visioconférence ou encore conseils municipaux (réservation de dates, de salles, convocations, prestations...)
Mission 2 : Secrétariat
- Assure en amont des rendez-vous la préparation et le suivi des dossiers du DGS et DGA
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige des courriers et notes
- Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas, etc.
- Assure le suivi des comptes-rendus
- Rédige les délibérations de la Direction Générale dans le cadre des conseils municipaux
- Effectue un premier contrôle des courriers transmis à la Direction générale ou le Maire par les services
- Assure la circulation efficiente des parapheurs, courriers, notes, dans les meilleurs délais
- Organisation et mise à jour des dossiers, tient à jour le classement de la DGS et du DGA (électroniquement et en papier) et assure l'archivage
Mission 3 : Accueil et communication
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre la Direction générale, le Cabinet et l'ensemble des services
- Prépare et assure le suivi des tableaux de bord et assure un reporting efficace
Le profil recherché
SAVOIR :
- Techniques de rédaction des actes administratifs
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet...
- Connaissance du logiciel de courrier DOTELEC appréciée
- Fonctionnement et compétences des autres collectivités territoriales et des services de l'Etat
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
SAVOIR-FAIRE :
- Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication orales et écrites
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
- Assurer une bonne transmission de l'information
- Savoir respecter les procédures
- Savoir prendre des notes, rédiger, et faire preuve d'une capacité de synthèse pour tout type de documents (compte-rendus, PV...)
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
SAVOIR -ETRE :
- Implication dans le travail
- Qualité du travail
- Assiduité
- Disponibilité
- Rigueur / Organisation / fiabilité
- Initiative / capacité à anticiper
- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Actualiser ses connaissances
- Réactivité
- Sens du travail en équipe
- Relations avec la hiérarchie
- Respect des valeurs du service public
- Autonomie
- Disposer d'une aisance relationnelle
Diplôme requis pour le poste : Bac +2, BTS assistant de manager (facultatif)
Expérience : Obligatoire sur poste similaire, assistant de cadre de direction, niveau d'expérience souhaité de 3 à 5 ans minimum
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Hautmont
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 311 € / an 1 943 € / mois 12,81 € / heureSalaire brut estimé
26 390 € / an 2 199 € / mois 14,50 € / heureEstimation haute
30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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