Secrétaire Médicale - Jour - Dourdan H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Mission principale du service :
Médecine

Composition des services (postes) :
1 Assistante médico-administrative
1 Assistante médico-administrative (HDJ)

Positionnement de l'agent dans le service :
Bureau des secrétaires médicales Deuxième étage Dourdan

Missions principales :
Assurer le secrétariat du pôle, la gestion des dossiers médicaux et administratifs, les consultations effectuées dans le service soit les consultations de médecine (diabétologie, endocrinologie, médecine interne), la consultation d'oncologie, de psychiatrie, d'hématologie...
Contribuer à la délivrance de renseignements d'ordre général dans le domaine des compétences.

Missions et activités du poste :
Faire le mouvement des patients, les répertorier dans le cahier adéquat, les communiquer au service des admissions, demander les dossiers aux archives.
Frappe des comptes rendus, récupérer les dossiers des sortants et les mettre dans les cases des médecins référents si les comptes rendus n'ont pas été faits, sinon classer les dossiers dès que possible. Les dossiers sont gardés un mois environ au secrétariat pour pouvoir intégrer les examens non disponibles le jour de sortie.
Faire le tableau des patients présents avec leur numéro de dossier et le médecin référent.
Gérer les 100 % avec le service des admissions (attestation relative au motif médical d'hospitalisation, protocoles pour les patients hospitalisés ou vus en consultations qui peuvent en bénéficier).
Assister au staff médical
Aller au vaguemestre pour récupérer le courrier qui arrive via la Poste, et le courrier interne, l'ouvrir, regarder si le patient concerné doit être vu en consultation et si oui noter la date dessus, noter sur le courrier le numéro de dossier archive, le déposer dans les boites des médecins concernés
Accueillir physiquement et téléphoniquement les patients, les familles, les médecins de ville, les représentants des laboratoires pharmaceutiques, les prestataires de service, les distributeurs d'oxygène
Gérer, classer, archiver les dossiers des patients hospitalisés et de consultation (créer les dossiers si nécessaire), à savoir :
Dactylographier les compte-rendu d'hospitalisation, les courriers de consultation, le courrier administratif, les certificats, imprimer les demandes des assistantes sociales... les adresser aux personnes concernées et autres correspondants via Lifen, ou la Poste une fois signés, classer dans les dossiers patients
Imprimer les mails concernant les patients et les remettre au médecin correspondant (compte rendu extérieurs, compte rendu de consultation de psychologie, demande des assistantes sociales, EEG, consultations de neurologie...)
Intégrer dans DX Care les documents extérieurs importants, puis les classer dans les dossiers aux Archives après avis du médecin concerné
Gérer les consultations d'oncologie (préparer le staff, frappe des consultations...) Planifier les rendez-vous des médecins (famille, laboratoires, consultations à l'étage et hors plages)
Participer aux réunions de service, conseils de service,
Gérer les rendez-vous de consultation extérieurs pour les patients hospitalisés, les transferts et prévoir le transport
Commander les ambulances pour les patients sortant
Faire les commandes du stock de matériel de bureau pour l'ensemble du service
Gérer les stocks (d'ordonnances, arrêt de travail, bon de transport, 100 %, bon de consultation et d'imagerie, ordonnances sécurisées...) pour le secrétariat et le service.
Collaborer avec le cadre du service, le responsable du pôle, les équipes médicales et para médicales, le service des assistantes sociales. Préparer les demandes de congés des médecins et les faire parvenir au service des Affaires médicales après signature du Chef de service.
Accueillir les nouveaux médecins, leur faire visiter l'établissement, les présenter au personnel, les emmener à la lingerie, leur expliquer la façon de travailler dans le service...
Préparer le planning annuel de présence des médecins, les listes de garde (les faires et les adresser au service des affaires médicales en début et en fin de mois avec les modifications)
Faire les bons de travaux en l'absence du cadre
Aller chercher les blouses des médecins et des secrétaires à la lingerie toutes les semaines
Recevoir les stagiaires de 3ème et de 2de
Remplacer la secrétaire d'hôpital de jour en son absence (appeler les patients pour leur chimiothérapie le lendemain, aide dactylographique, au classement...)

Relations les plus fréquentes dans le cadre de ces missions :
Médecins
Infirmières intra et extrahospitalières
Secrétariats intra ou extrahospitaliers
Patients et familles

Conditions d'exercice :
Bureau partagé
Ecran d'ordinateur
Déplacements dans l'hôpital
Roulement horaires (08h30-16h30)

Pré-requis :
Connaissances et maîtrise de l'outil informatique et des logiciel DXCARE, Doctolib, Cpage, Lifen
Connaissances de terminologie médicale
Connaissances du fonctionnement de l'hôpital
Connaissances en droit des patients

Savoir-faire :
Travailler en autonomie et en équipe
Sens du relationnel
Sens des initiatives

Savoir être :
Patiente, savoir écouter, analyser une situation.
Savoir conseiller et orienter les patients et leur famille.
Etre réactive. Méthodique. Soignée et rigoureuse dans la tenue des dossiers et des courriers

Formations obligatoires :
Formation secrétariat médical. Connaissance de la terminologie médicale
Connaissances informatique

Contraintes physiques du poste :
Aucune. Chariot à disposition pour déplacer les DPU

Contraints psychiques du poste :
Travail sur écran