Responsable Administratif et de la Relation Client H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Premier établissement public de santé du département des Pyrénées Orientales, situé au troisième rang régional par son volume d'activité, le Centre Hospitalier de Perpignan (CHP) a pour mission d'offrir des services diagnostics et d'assurer toute la gamme des soins aigus en médecine, chirurgie et obstétrique, ainsi que les soins de suite et de longue durée.
LE POSTE :
Dans une dynamique de développement et d'innovation, la direction du CHP a initié en 2022 la création d'un centre de formation visant à répondre aux besoins de perfectionnement, de qualification et d'insertion professionnelle des professionnels de santé, des jeunes et des demandeurs d'emploi.
Ce centre propose une large gamme de services :
· Centre de formation continue
· Centre de formation des ARM (Assistant de Régulation Médicale)
· Centre d'Enseignement des Soins d'Urgences (CESU)
· Centre de VAE et de Bilan de compétences
· La Fondation DIAMANS : Dispositif d'Innovation et d'Accompagnement des Managers du Sanitaire et Social.
Contexte
Dans un contexte de croissance et de structuration de notre organisme de formation, nous recherchons un coordinateur administratif et de la relation client. Ce poste clé a pour mission d'assurer le bon fonctionnement administratif et logistique de l'ensemble de l'offre de formation tout en participant activement à son développement commercial.
Il joue un rôle central en assurant la gestion des ventes et des relations clients, la coordination administrative des formations, le suivi et l'actualisation des process internes.
Finalité du poste
Sous la responsabilité du Responsable du centre de formation, vous êtes un acteur majeur du développement et de l'organisation du centre.
Vos missions principales :
· Piloter l'administration des ventes : gestion des inscriptions, facturations, suivi des conventions et financements.
· Assurer la coordination administrative : gestion des dossiers, conformité réglementaire, appui logistique aux formateurs et gestion des plannings.
· Développer l'activité commerciale : mise en place d'actions de prospection, fidélisation client, suivi des relations avec les partenaires et financeurs.
· Assurer un suivi rigoureux des processus et les faire évoluer au regard de QUALIOPI : mise en conformité, amélioration continue et préparation aux audits.
· Contribuer au pilotage du centre et en assurer le reporting au responsable du centre : suivi des indicateurs de performance, élaboration des tableaux de bord et participation à l'amélioration continue des process.
Organisation du travail et spécificités du poste
Lieu de travail : Département des Pyrénées Orientales.
Temps de travail : Forfait cadre
Activités du poste
1. Gestion administrative et organisationnelle des formations
· Assurer la gestion des inscriptions et la constitution des dossiers de formation.
· Assurer le suivi des conventions de formation avec les clients et financeurs.
· Veiller au respect des obligations légales et des normes qualité du centre.
· Assurer la planification et la logistique des sessions de formation (réservations de salles, gestion des équipements, convocations).
· Suivre les dossiers des stagiaires et assurer la gestion documentaire associée.
· Piloter la mise à jour des bases de données et du système d'information.
2. Développement commercial et relation client
· Assurer le suivi des relations avec les entreprises, établissements de santé et financeurs (OPCO, ANFH, etc.).
· Appuyer le responsable du centre de formation dans la préparation et le suivi des réponses aux appels d'offres et consultations.
· Identifier et mettre en place des actions de prospection commerciale.
· Animer le suivi client pour maximiser la satisfaction et la fidélisation.
· Participer à la création et à la diffusion des supports de communication commerciale (flyers, newsletters, posts LinkedIn, emailings).
· Développer et maintenir des partenariats stratégiques.
3. Suivi et amélioration des performances et de la qualité (QUALIOPI)
· Assurer un suivi rigoureux des processus qualité et garantir leur conformité avec QUALIOPI.
· Mettre en place une veille sur les évolutions réglementaires et ajuster les procédures en conséquence.
· Préparer et faciliter les audits QUALIOPI.
· Définir et suivre les indicateurs qualité pour optimiser l'expérience client et la gestion du centre.
· Contribuer à l'amélioration continue des processus, en impliquant l'ensemble des acteurs concernés.
PROFIL RECHERCHÉ :
· Formation et Expérience :
Bac +3 à Bac +5 en gestion administrative, commerce, management ou formation professionnelle. Expérience souhaitée en gestion administrative et commerciale dans un centre de formation ou une organisation similaire.
· Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (CRM, plateformes de formation, ERP). Connaissance du cadre réglementaire de la formation professionnelle et des exigences QUALIOPI. Rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Compétences en suivi financier et gestion de la facturation.
· Compétences relationnelles :
Sens du service et excellente communication orale et écrite. Dynamisme, autonomie et capacité à proposer des solutions. Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
Sens de l'organisation et gestion des priorités.