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Assistant - Assistante de Direction H/F Departement de la Manche

Saint-Lô - 50

CDI

Résumé de l'offre

Bac +2
Bac +3, Bac +4
Bac +5
Service public des collectivités territoriales
Exp. 1 à 7 ans

Détail du poste

Collaborateur direct de la directrice des nouvelles ruralités, l'agent est chargé d'apporter un appui sur l'organisation de la vie professionnelle et sur la gestion de dossiers transverses à la direction en assurant un rôle de référent permettant la circulation de l'information, le respect de délais, la prise en charge de dossiers transverses.
L'agent apporte également un appui administratif à l'ensemble de l'équipe de la direction des nouvelles ruralités, en particulier en matière d'instruction des demandes de subventions.

Missions et activités
1. Apporter un appui à la directrice pour l'organisation de sa vie professionnelle
- Gérer et filtrer les appels téléphoniques et assurer l'accueil physique de différents interlocuteurs internes et externes
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps de la directrice : élaborer le planning des rendez-vous et des réunions de travail dans le respect des priorités définies
- Assurer la responsabilité d'une bonne gestion du courrier (réception, diffusion, suivi des réponses apportées)
- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants dans la direction
- Veiller au respect des règles de bonne gestion administrative (mise en forme de courriers et de documents, organisation du classement et de l'archivage)
2. Assurer un suivi des activités de la direction
- Assurer la circulation de l'information (diffusion de notes internes et de documents transverses, rédaction et diffusion de notes de service.)
- Préparer et organiser les réunions de direction (convocation, préparation des dossiers, rédaction des comptes rendu et diffusion après validation)
- Assurer un rôle de veille et de contrôle et relance pour le respect des délais dans le suivi des dossiers (remise de rapport, réponse aux courriers, transmission de notes administrative et de représentation pour les élus.)
- Anticiper et gérer l'organisation matérielle interne à la direction (fournitures, événements divers...)
3. Assurer la gestion de dossiers transverses à la direction
- Prendre en charge le suivi du document unique (assurer la mise à jour du logiciel, jouer, auprès des différents acteurs, un rôle de veille et de contrôle d'effectivité des mesures à mettre en oeuvre)
- Assurer un rôle de référent interne à la direction sur le temps de travail (congés, organisation du temps du travail) dans le respect du protocole de la direction
- Assurer le rôle d'interlocuteur privilégié pour l'informatique
- Assurer le pilotage, en lien avec les agents de la direction et la direction des archives départementales, de l'archivage des dossiers de la direction, en conformité avec le protocole d'archivage de la collectivité
4. Apporter un appui dans l'instruction des dossiers de demandes de subventions gérées au sein de la Direction (agriculture, ressources marines, filière équine, habitat hors aides à la pierre, éducation au développement durable)
- Enregistrement des dossiers et vérification de leur complétude
- Pré-instruction : création des tiers comptables, rédaction des courriers d'accusé de réception.
- Envoi des notifications
- Contrôle de premier niveau pour les demandes de paiement
- Transmission dans les services des bordereaux de mandats après paiement et mise à jour des tableaux de suivi des contrats au titre de la politique territoriale avec l'assistante comptable et administrative de la direction

Le profil recherché

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Saint-Lô

Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).

Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.

Annuel Mensuel Horaire

Estimation basse

23 311 € / an 1 943 € / mois 12,81 € / heure

Salaire brut estimé

26 390 € / an 2 199 € / mois 14,50 € / heure

Estimation haute

30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heure

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Assistant - Assistante de Direction H/F

Departement de la Manche

Saint-Lô - 50
CDI

Publiée le 17/04/2025 - Réf : 191GXLK

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Métier

Localité

Type de contrat

CDI

CDD

Intérim

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