Secretaire - Direction des Soins - 100% H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Service : Direction des Soins Hôpital Central
Amplitude horairedu secrétariat : 8h00-17h30 - Poste en 7h30
Date estimative de vacance du poste : Dès que possible
Description des missions :
Le secrétariat de la Direction des Soins du Département des Soins et des Instituts Paramédicaux est composé de 2 secrétaires à temps plein qui assurent toutes deux, la continuité des activités.
La secrétaire de direction assure l'organisation administrative de la Direction des Soins en lien avec la Cheffe de Département et les adjointes à la Cheffe de département. Elle assure les liens avec les autres directions fonctionnelles du CHRU de NANCY et des établissements en Direction Commune.
Description des activités :
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE :
Accueillir physiquement et orienter les interlocuteurs de la Direction des Soins (personnels paramédicaux, cadres de santé, cadres de pôles, directions)
Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques et en assurer le suivi et la traçabilité
GESTION DES AGENDAS :
Suivi et gestion des agendas des membres de la Direction des Soins
Planification de rendez-vous, réunions et entretiens divers
Organisation de réunions en lien avec l'ensemble des directions du CHRU de Nancy et du GHT 7.
COMMUNICATION ET GESTION DE L'INFORMATION :
Assurer la traçabilité, la transmission et le suivi des informations entre les différents interlocuteurs dans son domaine d'activité
Traitement des courriers, des dossiers et documents dans son domaine d'activité (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage...)
Saisie, mise à jour, sauvegarde et archivage de données, d'informations et de tableaux dans son domaine d'activité,
Réalisation et suivi de données, de statistiques et tableaux de bord.
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Mise à jour des organigrammes de la Direction des Soins et des cadres de santé en lien avec les mobilités
GESTION ET SUIVI DES RESSOURCES HUMAINES :
Suivi Administratif des Candidatures Spontanées :
Assurer la gestion et le suivi des candidatures spontanées de la Direction des Soins.
Mise en place et suivi quotidien des bases de données et des tableaux de bord.
Suivi Administratif des Avis de Vacances de Postes et des Mobilités :
Préparation, suivi et gestion des avis de vacance de postes internes et externes.
ORGANISATION DES REUNIONS DE LA DIRECTION DES SOINS(CSIRMT, Cadres de Santéetc) :
Planification du calendrier des réunions, préparation des ordres du jour, envoi des invitations, prise de notes, réalisation des comptes-rendus, reproduction et mise en forme des documents
GESTION DOCUMENTAIRE :
Assurer la gestion documentaire de la Direction des Soins en lien avec l'application institutionnelle (GEDoc)
AUTRES ACTIVITES :
Gérer les demandes d'interventions diverses (services techniques, service informatique)
Gérer les stocks de matériels et fournitures du service (commandes mensuelles et ponctuelles)
Toute activité supplémentaire utile et définie par la Direction.

Profil recherché :

Rigueur, organisation
Communication adaptée
Sens du travail en équipe et de la collaboration
Aisance relationnelle
Discrétion et réserve professionnelle
Engagement
Identifier, analyser, synthétiser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel,
Savoir rédiger des documents, prendre des notes, mettre en page des documents avec pertinence et professionnalisme
Maîtrise des différents logiciels informatiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, teams), la connaissance de SOFTY, GEDoc sera un plus (sinon, formation assurée sur leur usage).
Grade ciblé : Adjoint administratif
Date limite de dépôt des candidatures : 1er mai 2025
Pour le personnel du CHRU de NANCY, nous vous remercions d'indiquer votre matricule sur votre candidature.