Assistante Médico Administratif H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Métier : Assistant médico-administratif
Code : 40L20
Service : Hospitalisation - Admission Fermée
Pourcentage de temps de travail : 100%

Définition du poste :
L'assistant médico-administratif des services d'hospitalisation du centre hospitalier Camille Claudel assure le traitement et la coordination de la prise en soin et des informations médico-administratives concernant les patients du service. Dans ce cadre, il travaille en collaboration étroite avec l'équipe pluridisciplinaire du service dont les médecins mais également des autres services de l'établissement (Centre Médico-Psychologique, Hospitalisation A Domicile, Bureau Des Entrées) ainsi que des établissements extérieurs et partenaires, intervenant dans l'accompagnement du patient (VSL, lieu d'accueil).
Il accueille et renseigne les patients et/ou leur famille (physiquement/téléphoniquement). Il planifie les activités (agenda des consultations médicales, etc.).
Il gère, saisie et classe les informations relatives au dossier patient.

Missions permanentes :
- Accueil physique et téléphonique, orientation des patients, de leur entourage et des professionnels
- Gestion des formalités administratives liées à l'admission des patients en lien avec le bureau des entrées
- Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés et papiers
o Vérification des informations administratives du patient dans le cadre de l'identitovigilance
o Saisie et classement des courriers
o Saisie des diagnostics médicaux
o Saisie des synthèses
o Initialisation et préparation de la lettre de liaison remise le jour de la sortie du patient
o Transmission au médecin traitant de la lettre de liaison et des documents y afférents via la messagerie sécurisée ou papier, dépôt sur le DMP le jour de la sortie du patient
o Archivage des dossiers médicaux papiers
- Gestion des rendez-vous des patients : report sur la charge de travail
- Coordination avec les AMA des CMP pour la mise en uvre des programmes de soins et le suivi des rendez-vous suite à une hospitalisation d'un patient
- Gestion des mouvements (transferts de service) via le logiciel Pastel
- Gestion des plannings médicaux
o Création des cycles et de leurs mises à jour
o Enregistrement des changements de gardes et/ou permanences en lien avec la direction des affaires médicales et l'UAO
o Transmission mensuelle des plannings réalisés au médecin pour signature puis envoi à validation au chef de pôle
o Veiller à la présence médicale sur chaque service fermé en semaine et sur l'ensemble des services le samedi matin
- Préparation et gestion des certificats liés aux soins sans consentement
o Placement : en lien avec le service et le bureau des entrées
o Isolement et contention : en lien avec le service concerné et l'Equipe de Préventions des mesures d'Isolement et de Contention
- Préparation de certificats médicaux en vue d'une ouverture ou d'une modification d'une mesure de protection (sauvegarde de justice, tutelle ou curatelle)
- Transmission des dossiers de sauvegarde de justice au bureau des entrées pour signature puis au Procureur de la République
- Prise de note, frappe et gestion des comptes rendus
- Gestion du courrier (réception et expédition)
- Réservation des ambulances et VSL via le logiciel speed call
- Participations aux réunions du service (institutionnelle), la réunion panoramique, et de la coordination (réunion de pôle, semestrielles et groupes de travail)
- Gestion des commandes de fournitures de bureau du service
- Gestion des demandes de dossiers patients en lien avec le bureau des entrées :
o Classique : réalisation d'une copie pour le patient ou les ayants droits conformément à la procédure élaborée au sein de l'établissement
o Judiciaire : transmission du dossier original et réalisation d'une copie à conserver sur le service
- Gestions des demandes de formations et des frais de déplacement pour les médecins

Missions annexes :
- Accueil de stagiaire
- Remplacement au sein du pôle ou sur d'autres pôles :
o Recueil de la signature des médecins pour les mensuels des CMP de Ruffec, Barbezieux et La Rochefoucauld
o Absentéisme
- Valorisation et cotations des actes médicaux

Spécificité :
Secrétaire médicale dans une unité d'admission fermée.

Horaires :
Du lundi au vendredi
Poste 1 : 8h30-16h36
Poste 2 : 8h54-17h

Positionnement et relations hiérarchiques/fonctionnelles :
L'assistant médico-administratif est sous la hiérarchie directe de la coordinatrice et rattachée à la direction des affaires médicales. Il entretient des liens fonctionnels avec les cadres du service auquel il est affecté.

Activités :
Libellé activité Niveau requis (pratique courante, maîtrisé, expert)
Accueil physique et téléphonique des patients, des familles Maitrisé
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité Maitrisé
Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...) Maitrisé
Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles Maitrisé
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents Maitrisé
Saisie des données liées à l'activité médicale (codage) Maitrisé
Tenue à jour du dossier patient Maitrisé
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Maitrisé
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance maitrisé

Savoirs :
Libellé savoir Niveau requis (connaissances générales, connaissances détaillées, connaissances approfondies)
Bureautique et logiciels métiers Connaissances opérationnelles
Codage des actes Connaissances opérationnelles
Communication Connaissances opérationnelles
Droit des usagers du système de santé Connaissances opérationnelles
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles
Réglementation des archives Connaissances générales
Secrétariat Connaissances approfondies
Vocabulaire médical Connaissances approfondies

Savoir-faire :
Libellé savoir faire Niveau requis (pratique courante, maîtrisé, expert)
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Maitrisé
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Maitrisé
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites Maitrisé
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Maitrisé
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Maitrisé
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Maitrisé
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Maitrisé
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en présentiel ou par téléphone Maitrisé
Connaitre les procédures de gestion des comportements agressif, savoir les signaler et savoir solliciter de l'aide en cas de besoin Maitrisé
Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau avec les partenaires Maitrisé
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Maitrisé

Pré-requis :
Formation de secrétaire médicale
Niveau Bac

Correspondances statutaires éventuelles :
Assistant médico-administratif

Risques professionnels :
Travail sur écran
Relations directes avec les patients et leur famille et entourage

Formations :
Obligatoire(s)
Incendie
AFGSU1
Informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
Recommandée(s) :
Approche de la maladie mentale.