Coordinateur des Secrétariats Médicaux - 100% - Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche.
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.
LE POSTE :
Sous la responsabilité de la directrice adjointe des ressources humaines, le/la coordinateur(trice) des secrétariats médicaux supervise la cellule de coordination des secrétariats médicaux (CSM) des HUS.
Celle-ci assure plusieurs missions principales :
La réalisation d'études organisationnelles des secrétariats médicaux
Le pilotage de projets institutionnels transversaux
La gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services RH concernés
La responsabilité de l'Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH)
Missions et activités principales Missions principales
Pilotage des activités des secrétaires médicales en animant une équipe de deux professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.
Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité
Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements
Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, en coordination avec les interlocuteurs internes et externes
Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting
Activités
Réalisation, mise en uvre et suivi des études organisationnelles relatives aux secrétariats médicaux :
Pilotage des études organisationnelles
Veiller à la bonne gestion des ressources humaines des Secrétaires Médicaux(cales) :
Gestion des effectifs
Gestion des tableaux des emplois des effectifs de secrétaires médicaux(cales)
Gestion des recrutements et de la carrière des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services compétents de la DRH
Accompagnements individuels et collectifs
Gestion du pool de remplacement des secrétaires médicaux(cales)
Elaboration ou mise à jour du contenu des différents modules de formation à destination des Secrétaires Médicales
Participation aux jurys d'examens/concours ; élaboration des sujets et correction des copies
Participation aux différents groupes de travail, comités de pilotage et réunions institutionnelles en lien avec son domaine de compétences :
Cellule d'identito-vigilance.
Commission des usagers.
Groupes de travail relatifs à la mise en place de nouveaux outils
L'Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH) :
Informations collectives auprès de divers organismes : Pôle Emploi, Mission Locale Entretiens et sélection des candidats
Elaboration du contenu pédagogique de la formation
Dispense de cours sur différentes thématiques
Suivi de l'apprentissage de chaque élève
Réalisation des contrôles continus et des épreuves de validation de fin de formation
Suivi du planning et du temps de travail/de formation de chaque élève
PROFIL RECHERCHÉ :
Analyser et optimiser un processus
Traduire la stratégie en orientations, en plans d'actions, et en moyens de réalisation
Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions dans un environnement donné
Concevoir et mettre en uvre des changements organisationnels et accompagner les professionnels au changement
Fixer des objectifs, mesurer des résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
Piloter, animer, communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
Capacités rédactionnelles et maîtrise de la langue française : orthographe ; grammaire ; syntaxe
Méthodologie de la gestion de projets
Maîtrise des logiciels de bureautique : Word ; Excel ; Outlook ; Power Point
Aisance avec l'outil informatique, facilitant l'appropriation rapide des logiciels institutionnels
Capacité à mener des entretiens de recrutement
Savoir être
Aisance relationnelle, capacité à s'adapter et à se positionner face aux différents interlocuteurs
Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité
Sens de l'organisation et de la gestion des priorités, gestion du stress
Capacité d'organisation et d'anticipation ; rigueur et fiabilité dans le travail
Prérequis
Licence ou Master 1 ou 2 en management, gestion des ressources humaines, gestion et organisation d'établissements sanitaires et sociaux
Expérience de secrétaire médicale en établissement de santé (5 ans minimum)
Expérience de management d'équipe et conduite de projet, étude de processus et/ou d'organisation souhaitée
Connaissance indispensable de l'organisation des secrétariats médicaux dans les services de soins et services médicotechniques
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg mettent tout en uvre pour rendre accessible les postes ouverts aux personnes en situation de handicap
Date de fin de publication : 07/05/2025