Secrétaire de Direction à la Direction Générale H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Poste vacant, CDD renouvelables jusqu'a integration dans la fonction publique hospitaliere sous reserve d'evaluations positives de l'encadrement.La duree du premier contrat sera definie par l'encadrement et n'est pas necessairement celle indique dans l'annonce. Description synthetique du poste Le poste d'assistant(e) de Direction est un poste a temps plein. L'assistant(e) de Direction est directement rattache(e) au Directeur du Centre Hospitalier. Il/Elle a un role central dans la gestion des affaires courantes du Directeur du Centre Hospitalier. Il/Elle contribue a garantir la coordination et la fluidite des echanges entre les differentes parties prenantes en lien etroit avec le Directeur du Centre Hospitalier. Il/Elle assure des missions de gestion administrative courante de la direction. Missions principales 1) Gestion des affaires courantes du Directeur - gestion du planning du Directeur (organisation, preparation, suivi et rappels) ; - organisation et preparation de reunions internes et externes en lien avec le Directeur ; - preparation et suivi des dossiers du Directeur ; - realisation de courriers et supports de presentation ; - coordination des deplacements du Directeur ; - suivi des mouvements de la carte achat du Directeur en lien avec les services economiques. 2) Gestion administrative - centralisation des informations administratives ; - suivi des procedures de gestion documentaire (classement, archivages des documents papiers et numeriques) ; - enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivage des documents courriels, courriers, notes, rapports ; - gestion des courriers et des courriels a destinations de la direction en absence de la secretaire de la direction et des affaires medicales. 3) Accueil et communication - accueil physique et telephonique : gestion des demandes relatives a la direction, transmission et reorientation des demandes et appels, prise en charge de toute personne se presentant a la direction ; - diffusion des informations entre les services et interlocuteurs internes et externes. 4) Gestion des ressources humaines - assurer la gestion et l'organisation de evaluations du Directeur, des Directeurs-Adjoints et des professionnels rattaches a la direction (organisation des entretiens, respect des echeances, relation avec le CNG, relation avec le service RH du Centre Hospitalier/Gesform) ; - elaborer, actualiser et publier le tableau des gardes administratives de l'equipe de direction ; - assurer la gestion des conges annuels des Directeurs-Adjoints et des professionnels rattaches a la direction (Fiche navette et validation du Directeur, saisi sur le logiciel Gestion Temps de Travail, lien avec le service RH). 5) Participation a la gestion de projets et des instances - participation a la gestion des projets transversaux en lien avec la Direction ; - participation a la gestion des instances de la gouvernance du Centre Hospitalier et du Groupement Hospitalier de Territoire (planification, preparation et transmission des documents aux membres, redaction et diffusion des proces-verbaux, suivi des actions, etc.). Liaison hierarchique Directeur du Centre Hospitalier Liaison fonctionnelle - Directions fonctionnelles - President de la CME et de la CMG - Autres etablissements publics et prives - Autorites de tutelles - Chefs de pole, Chefs de service, Cadres de sante - etc. Conditions d'exercice - Rythme de travail : 7h40 par jour, du lundi au vendredi (9h20-17h) - Environnement de travail : bureau partage, accueil ouvert aux professionnels induisant des ruptures de tâches.
- Contribution aux bonne pratiques de developpement durable : o Reduction de la consommation de papier o Tri et recyclage o Dematerialisation des documents

Profil recherché :

- Formation : Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou experience equivalente. Experience : une experience en assistanat de direction, demontrant une maîtrise des outils bureautiques, des competences administratives et relationnelles essentielles.
- Competences techniques : o maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, PowerPoint) ; o capacite a organiser et suivre des instances (reunions, comptes rendus, suivi des actions) ; o gestion de plannings, conges et des absences via un logiciel RH.
- Aptitudes relationnelles et personnelles : o excellente communication ecrite et orale ; o capacite a travailler en equipe et a interagir avec des interlocuteurs varies ; o organisation rigoureuse et respect de la confidentialite des informations.
- Une experience dans un environnement hospitalier ou medico-social souhaite.