Assistante Medico-Administrative - Pedopsy - Beaune H/F Centre Hospitalier La Chartreuse
Beaune - 21 CDD Temps partiel- Bac
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public hospitalier
Les missions du poste
1. DENOMINATION DU POSTE
Grade : Assistant médico-administratif (AMA)
Fonction : Assistant médico-administratif (AMA)
Affectation : CMP-CATTP-HJ ARLEQUIN / ESPERADO - BEAUNE - Pôle Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent (PEA), 2 rue Henri Dunant 21200 Beaune
Quotité de travail : 50% ESPERADO service adolescent (11-18ans) et 50% ARLEQUIN service enfance (7-11ans)
2. PRESENTATION DU SERVICE
Le Centre Arlequin et le service ESPERADO sont deux unités de soins dépendant du Pôle de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent du Centre Hospitalier La Chartreuse. Les soins s'adressent aux enfants résidant dans le secteur géographique de Beaune et du Sud de la Côte d'Or et présentant des troubles neurodéveloppementaux.
L'unité Esperado accueille des enfants de 11 à 18 ans et le centre Arlequin accueille des enfants de 7 à 11 ans.
Ces services assurent des actions de dépistage, de prévention, de diagnostic et de soins en ambulatoire, grâce à une équipe pluridisciplinaire sous l'autorité d'un médecin référent.
3. MISSION PRINCIPALE
- Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives concernant les patients.
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage).
- Accueil physique et téléphonique.
- Gestion des agendas des différents intervenants et rendez-vous.
- Traitement des premières demandes (rédaction de la fiche 1er contact, présentation des situations en réunion pluridisciplinaire, planification des entretiens).
4. ACTIVITES DU POSTE
- Accueil et prise en charge des personnes au secrétariat.
- Filtrer, orienter et évaluer les appels et différentes demandes téléphoniques internes et externes.
- Gestion du planning et des rendez-vous des différents médecins.
- Saisir et mettre en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux.
- Gestion des dossiers médicaux et archivage.
- Gestion des prescriptions médicales de transport patient.
- Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations
- Participer aux réunions institutionnelles et réunions du pôle, réalisation de comptes rendu.
- Commander et gérer des fournitures et matériels du bureau (en collaboration avec le cadre de santé)
- Recensement et enregistrement de l'activité de la structure (en collaboration avec les différents intervenants)
5. LIEN HIERARCHIQUE
Relations Hiérarchiques :
Cadre supérieur de santé assistant de pôle
Cadres de santé
Relations Fonctionnelles :
Médecin cheffe de pôle :
Médecins référents :
Coordonnatrice des secrétariats médicaux
Dr
6. RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES
- En interne
- Médecins, cadres de santé, équipe pluri professionnelle (soignants, rééducateurs, enseignants, et autres...).
- Autres AMA du CH de la Chartreuse et notamment du pôle.
- Bureau des entrées et autres services du CH de la chartreuse (Logistique, finances, qualité et relation avec les usagers).
5.2 En externe :
- Familles, tuteurs.
- Autres services hospitaliers, lieux de consultations, d'orientation et de soins.
- Services de protection de l'enfance (conseil général, associations, justice...).
- Réseaux de santé, médecins traitants, spécialistes ou autres.
- Organismes de transport médicalisés ou non
L'adresse du poste
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Le profil recherché
7. EXIGENCES DU POSTE
- Diplôme requis
Diplôme de secrétaire médico-sociale
- Formations obligatoires ou spécifiques
Environnement informatique du CH de la Chartreuse (portail intranet, C-PAGE, HM, GALA...).
Logiciels de bureautique informatique (WORLD, Excel, POWER-POINT, OUTLOOK).
- Expérience
Expérience antérieure en intra ou extra hospitalier (en pédopsychiatrie de préférence).
- Particularités du poste
travail en collaboration avec une ou deux secrétaires au sein du service.
Horaires variables de journée.
Travail du lundi au vendredi, repos week-end et jours fériés.
Congés en partie imposés lors des périodes scolaires.
L'AMA organise ses horaires, son planning mensuel et planifie ses absences en accord avec le cadre de santé de la structure.
L'AMA peut être amenée à effectuer des remplacements ponctuels à l'intérieur du pôle.
Travail avec une équipe pluriprofessionelle importante.
8. COMPETENCES REQUISES OU A DEVELOPPER DANS LE POSTE
Savoir-faire
- Accueillir et orienter des personnes et des groupes.
- Savoir transmettre des informations claires.
- Respecter le secret médical et professionnel.
- Faire preuve de rigueur et de sens de l'organisation.
- Montrer des capacités d'écoute tout en sachant rester dans son champ de compétence.
- Savoir prendre des notes rapides, rédiger des courriers, comptes-rendus de réunions, rapports...
- Maitriser les technologies de l'information et de la communication.
- Savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser.
Savoir Être
- Avoir le sens des responsabilités.
- Être autonome tout en sachant rendre compte.
- Faire preuve de curiosité intellectuelle.
- Montrer un bon esprit d'équipe, d'ouverture et d'initiative.
- Favoriser sa formation pour maintenir et développer ses compétences.
Connaissances
- Maîtriser l'orthographe et les règles de grammaire.
- Maitriser des outils informatiques de bureautique (WORLD, Excel, POWER-POINT OUTLOOK) et des différents outils de l'environnement informatique du CH de la Chartreuse (C-PAGE, logiciel Hôpital Manager...).
- Connaître les termes médicaux spécifiques.
- Connaître la législation psychiatrique, la sectorisation et les modes de placement.
- Connaître les grandes familles de pathologies psychiatriques.
- Se former pour maintenir et développer ses compétences.
Bienvenue chez Centre Hospitalier La Chartreuse
Etablissement public de santé mentale de référence du département de la côte d'Or, Le Centre Hospitalier La Chartreuse assure la couverture de 5 secteurs de psychiatrie de l'adulte (308 500 habitants) et d'un inter secteur de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent.
Établissement polyvalent de 384 lits et 222 places, il propose 1 offre de soins diversifiée à la fois psychiatrique, médicale et médico - sociale.
L'activité médicale est structurée en 5 pôles permettant des prises en charge spécifiques : addictologie, crise et urgences, prévention du suicide, psychiatrie de la personne âgée, précarité, maison d'arrêt, réhabilitation psychosociale.
Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Côte d'Or et Haute-Marne (GHT 21-52).
- Beaune - 21
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