Secrétaire de Direction H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Le CPN Laxou, établissement public spécialisé en santé mentale, recherche uune Secrétaire de Direction.

INTITULE :
Secrétaire de Direction

LIEN HIÉRARCHIQUE :
Directrice Générale
Directrice de site
Responsable des Affaires Générales

QUOTITÉ DE TEMPS DE TRAVAIL / AMPLITUDE HORAIRE :
100 %
08 h15 16 h15 ou 09h30 - 17h30
Décompte heures
(Susceptibles de modification en fonction des besoins du service)

REPOS :
Fixes le week-end

EXPÉRIENCE / GRADE FORMATION
Catégorie C ou B selon profil et expérience
BTS ou diplômes équivalents ou supérieur
Expérience en secrétariat de direction ou en établissement de santé exigée

MISSIONS :

Il s'agit de traiter et d'organiser, pour la directrice générale, l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes de l'établissement.
Il faut organiser la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au suivi des dossiers.

Il s'agit de gérer l'agenda de la directrice générale en assurant la gestion logistique des réunions, des déplacements et des rendez-vous pour la directrice générale.

Le secrétariat de direction est assuré par une équipe de deux ou trois secrétaires pouvant se suppléer en cas d'absence de l'une ou de l'autre.

Mission principales :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion de l'agenda (organisation des rendez-vous et des réunions et préparation et gestion des dossiers des directeurs en amont des réunions)
- Gestion de la boite de réception mail de la direction
- Traitement et diffusion du courrier interne et externe
- Saisie et/ou mise en formes de diverses correspondances
- Classement et archivages des documents (informatique/papier)
- Suivi de la diffusion des notes, décisions et courriers
- Gestion de la papeterie et commandes diverses

Missions spécifiques (en complément des missions principales) :
- Gestion du CODIR (appel à points, préparation et diffusion de l'ordre du jour après validation auprès de la directrice, suivi du tableau des points abordés en séance
- Rédaction de divers comptes-rendus de réunion
- Organisation, gestion et mise à jour du calendrier annuel des instances
- Gestion des Assemblées Générales des Cadres
- Gestion de la valise d'astreinte administrative et diffusion du rapport
- Pallier à l'absence de la secrétaire de CME (lignes téléphoniques et secrétariat)

Liste des missions non exhaustive amenées à évoluer.

QUALITÉS REQUISES :

- Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité des informations, loyauté
- Savoir organiser, prioriser et respecter les échéances
- Capacité de restitution de l'information et discernement - Capacité d'anticipation
- Méthode, rigueur, rapidité de compréhension et d'exécution

CONNAISSANCES :

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, power point, Outlook etc)
- Bonne connaissance des règles dactylographiques, de l'orthographe et de la grammaire
- Bonnes pratiques rédactionnelles
- Connaissances de l'organisation hospitalière, de sa gouvernance et de ses instances (ou forte capacité ou volonté d'apprentissage)