Adjointe - Adjoint au Chef du Bureau Fonctionnement et Moyens H/F Conseil d'Etat
Paris - 75 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Envotrequalité d'adjointe/adjoint au chef du bureau du fonctionnement et des moyens, vous aurez une connaissance complète des différents secteurs d'activité du bureau etvous devez pourvoir suppléer le chef de bureau en cas d'absence.
Vous assistez, plus particulièrement, le chef de bureau dans les domaines suivants :
- Animation et encadrement : encadrement d'une équipe de 8 personnes sur deux sites différents (Palais Royal et Richelieu) : pôle administratif (budget, suivi d'activité), pôle technique (courrier, reprographie, logistique) et le pôle cafétéria.
- Gestion financière et budgétaire :
- Contrôle et validation des demandes d'achat, certifications de service fait et fiches communication Chorus formulaires
- Contrôle du tableau de suivi de l'exécution budgétaire avec Chorus
- Relations avec les fournisseurs : sollicitation de devis et relances relatives à la facturation
- Tenue administrative et comptable des recettes dans le logiciel ARégie en cas d'absence du régisseur et du mandataire suppléant principal
- Utilisation de la carte d'achat du cabinet
- Suivi logistique :
- Suivi et contrôle de la procédure de tri, de numérisation et d'enregistrement du courrier
- Relation avec les services postaux pour la réception et l'affranchissement du courrier
- Mise en place et suivi des indicateurs d'activité du pôle : consommation de papier, production de l'atelier de reprographie, volume des affranchissements, volume des numérisations, stocks de fournitures, entretien des locaux
- Suivi des marchés portés par le cabinet :
- Participation à la définition des besoins et à l'élaboration des cahiers des charges des marchés publics du cabinet
- Participation à l'analyse des offres
- Suivi de l'exécution des marchés publics
Votre environnement de travail :
- Encadrement : catégorie B et C, 8 agents
- Liens hiérarchiques et fonctionnels :
N+1 : chef du bureau fonctionnement et moyens
N+2 : cheffe de cabinet
- Travail en binôme avec le chef de bureau
- Déplacements ponctuels sur le site de Richelieu (75002)
Le profil recherché
Vous possédez les compétences et les savoirs suivants :
Connaissances
· Connaissance de la comptabilité publique, techniques et procédures budgétaires
· Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Excel, Word)
· Maîtrise du logiciel CHORUS
Afficher la suite
· Connaissance de la réglementation financière et du droit des marchés publics
· Connaissance de l'organisation du Conseil d'Etat et du contexte institutionnel
Savoir-faire
Niveau maîtrisé :
· Management d'une équipe
· Sens de l'organisation et de la gestion du temps
· Autonomie et esprit d'initiative
· Savoir travailler en équipe
Niveau pratique :
· Conduire des projets
Savoir-être
· Qualités relationnelles
. Qualités de discrétion et de rigueur
- Paris - 75
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