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Assistant - Assistante de Direction H/F Ajd Maurice Gounon

Caluire-et-Cuire - 69

CDI

Résumé de l'offre

Bac +2
Bac +3, Bac +4
Bac +5
Service public des collectivités territoriales
Exp. 1 à 7 ans

Détail du poste

La Fondation AJD recrute un/une assistante de direction pour son siège social à Caluire et Cuire (proche de Lyon).
L'assistant(e) de direction est basé(e) au siège de la Fondation. Sous la responsabilité directe des trois membres du directoire et en dernier recours du Directeur Général, l'Assistant(e) de direction est une clé du fonctionnement de la Fondation dont il/elle assure :
- D'une part l'organisation de la fonction accueil
- D'autre part le suivi puis le classement des différents dossiers
- Enfin la réalisation de certaines activités spécifiques

Description du Poste
Il/elle organise la fonction accueil :
o L'accueil physique et téléphonique au 3 montée du petit Versailles ; la qualité de vie des équipes résidentes ou venant sur le site (en lien avec le DGA) ; la participation des mécènes et donateurs (en lien avec la responsable des partenariat et responsable communication)
o L'accueil téléphonique avec le filtrage qui en découle
Il/elle assure le secrétariat de direction pour le compte des 3 membres du directoire :
o Gestion agenda, planning, rendez-vous, suivi des différentes instances et notamment préparation des dossiers, convocations,...
o Maîtrisant l'outil numérique, il/elle se dote d'un chrono et de tableaux de bord pour la gestion des différents dossiers dont il/elle a la charge du suivi.
o Gestion Electronique des documents du siège et de la Fondation
o Rédaction des courriers
o Suivi des procédures légales à mettre en oeuvre : information Préfecture, si besoin porter le point aux instances idoine, votes, procès-verbaux, etc.
o Participation aux réunions mensuelles de fonctionnement des salariés du siège et au Conseil de Surveillance dont elle rédige les comptes rendus ou procès-verbaux
o Organisation logistique des différentes réunions (salle, repas, prise de contact avec les prestataires)
Il/elle assure la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services (fonctions supports, établissements et partenaires)
Il/elle apporte un soutien particulier au service communication dans la gestion des dons notamment.
Il/elle a en charge le suivi des dossiers de Legs et d'Assurance Vie :
o Constitution des dossiers et analyse des projets d'acte à destination ou en provenance des notaires en vue de leur acceptation par Directoire et/ou Conseil de Surveillance ; relations avec les intervenants impliqués dans les dossiers (notaires, assurances, préfecture, impôts, colégataires, agents immobiliers,.)
o Suivi des Dossiers de succession et d'assurance vie de l'ouverture jusqu'à l'encaissement
o Suivi de l'exécution des charges testamentaires
Il/elle met en place les procurations bancaires en lien avec les établissements et réalise les ouvertures de comptes
Il/elle gère des dossiers administratifs transversaux pour l'ensemble de la Fondation et les plateformes
Il/elle organise les événements liés à l'activité de la Fondation

Profil souhaité
- Confidentialité absolue, discrétion, rigueur
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, psychologie, patience
- Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
- Savoir être réactif et disponible - Autonomie - Sens aigu de l'initiative
- Capacité d'adaptation et gestion du stress
- Maîtrise des outils de bureautique : connaissance des principaux logiciels : Word, Excel
- Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
- Bonne expression orale et écrite
- Respect des procédures et des normes
- Capacité à faire circuler l'information

Informations importantes :
- Poste à pourvoir dès que possible et basé à Caluire et Cuire
- Rémunération en fonction du profil et de l'expérience selon la grille de la CCN66
- Les avantages :
Tickets Restaurant
Prime Ségur
Congés trimestriels

Merci d'adresser votre candidature, CV et lettre de motivation à : ****@****.**

L'adresse du poste

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Le profil recherché

Experience : 2 An(s)

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Caluire-et-Cuire

Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).

Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.

Annuel Mensuel Horaire

Estimation basse

23 400 € / an 1 950 € / mois 12,86 € / heure

Salaire brut estimé

26 500 € / an 2 208 € / mois 14,56 € / heure

Estimation haute

30 302 € / an 2 525 € / mois 16,65 € / heure

Cette information vous semble-t-elle utile ?

Merci pour votre retour !

Assistant - Assistante de Direction H/F

Ajd Maurice Gounon

Caluire-et-Cuire - 69
CDI

Publiée le 15/04/2025 - Réf : 191DRXF

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Métier

Localité

Type de contrat

CDI

CDD

Intérim

Stage

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