Technicien - Technicienne de Gestion Administrative H/F Conservatoire National des Arts et Metie
Paris - 75 CDD- 2 153 € / mois
- 🕑 36 mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Le poste est rattaché à l'équipe pédagogique nationale (EPN) - 09. Le service la mise en oeuvre et l'organisation des enseignements (licence, master, MBA, executive master et formations courtes).
Sous la responsabilité du responsable de service, l'agent est chargé d'assurer la gestion administrative et pédagogique des formations qui lui sont confiées (formation en apprentissage : master) depuis l'information des prospects jusqu'à leur diplomation, en passant par l'inscription des candidats.
Activités principales
Gestion des candidatures et pilotage des oraux d'admission
- Gestion et animation de plate-forme « Mon master »
- Valider les pièces des dossiers des candidats et classer les dossiers de candidature
- Piloter les oraux d'admission en lien avec la coordinatrice pédagogique
- Rédiger les états de service fait des jurés pour le paiement
- Envoyer les résultats d'admission aux candidats et transmettre la liste d'admis au service Relations-Entreprises
Gestion pédagogique et administrative des enseignements et des auditeurs
- Saisir et gérer les inscriptions des auditeurs
- S'assurer de la transmission des supports de cours aux auditeurs (envoi des supports, dépôt sur l'ENF)
- Concevoir et envoyer les EDT aux auditeurs (sous la responsabilité de la coordinatrice)
- S'assurer de la mise à disposition du matériel pédagogique/matériel spécifique demandé par les enseignants (paperboard, photocopie, vidéo projecteur, etc.)
- Coordonner la vie des élèves
- Assurer la gestion des présences et des absences avec le logiciel Y Paréo
- Assurer les réunions vie de classe : 4 temps de rencontres/an entre les élèves et l'administration
- Saisir les enseignements prévisionnels et faits (établir les états de service fait) sur l'interface SAGHE
Gestion des examens et des soutenances
- Piloter les soutenances de mémoires et de gestion de projet (sous la responsabilité de la coordinatrice pédagogique et après recrutement des membres du jury)
- Sous la responsabilité de la coordinatrice, s'assurer de la bonne mise en oeuvre des examens (surveillance, copie, etc.)
- Concevoir et renseigner le tableau de notes et préparer le jury de diplomation (préparer les PV et les informations importantes sur les auditeurs)
- Editer les relevés de notes
- Editer les attestations de réussites (uniquement si les diplômes d'accès ont été transmis)
Diplomation
- Concevoir les pièces nécessaires à la diplomation (sous la responsabilité du responsable de service) : PV, listes d'enregistrement
- Editer les diplômes via le logiciel en vigueur
- Orienter et/ou remettre les diplômes/duplicata aux anciens diplômés
- Préparer et participer à la cérémonie de remise de diplôme
Accueillir, informer et orienter les prospects
- Informer les prospects sur les formations
- Participer aux événements de promotion des cycles concernés
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Techniques de communication orales, écrites et numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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