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Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F Pôle Emploi

Andrézieux-Bouthéon - 42

CDD

Résumé de l'offre

11,88 € / heure
🕑 12 mois
Bac +2
Bac +3, Bac +4
Bac +5
Service public des collectivités territoriales
Exp. 1 à 7 ans

Détail du poste

Vos principales missions :

- Appliquer les procédures qualité de JRT Formation et participer à l'amélioration continue de l'organisme
- S'approprier le Référentiel National Qualité applicable aux prestataires de formation ainsi que les obligations de la certification Qualiopi
- Réceptionner les appels téléphoniques
- Accompagner le démarrage des actions de formation (convocation des participants, recherches de salles, création de la base documentaire.)
- Suivre l'assiduité des stagiaires (relancer les absents, piloter l'assiduité des groupes)
- Assistance administrative : saisie et suivi des dossiers de formation
- Gérer le courrier et les e-mails
- Maintenir de bonnes relations avec les clients et fournisseurs : accueil, gestion des devis, suivi des règlements et des relances
- Le contrôle de la conformité des dossiers
- L'archivage informatique et papier des documents
- La destruction des documents
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Gérer « l'espace client » en intégrant les supports intervenants,
- Confirmer auprès des intervenants les sessions de formation maintenues/annulées et établir les contrats,
- Communiquer les besoins matériels aux Référent Organisation
- Récupérer et vérifier les feuilles d'émargement (papier ou dématérialisées),
- Rassembler et vérifier les éléments de facturation, vérifier et suivre les factures à émettre dans les délais impartis,
- Réception, vérification des factures de sous-traitance, suivi des mise en paiement
- Rapprochement bancaire
- Editer, envoyer les factures aux clients et suivre leurs mise en paiement
- Participer à la préparation du bilan comptable en lien avec l'expert comptable
- Assurer le reporting à la direction générale

Poste ouvert en temps partiel ou temps plein

L'adresse du poste

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Le profil recherché

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F

Pôle Emploi

Andrézieux-Bouthéon - 42
CDD

Publiée le 15/04/2025 - Réf : 191CLRL

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Métier

Localité

Type de contrat

CDI

CDD

Intérim

Stage

Alternance

Indépendant

Franchise

Associé

Fonctionnaire

Freelance

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