Secrétaire - Adjoint Administratif H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

LIAISONS HIERARCHIQUES :
Directrice des instituts de formation
Adjointe à la directrice
LIAISONS FONCTIONNELLES :
Cadres de santé
Documentalistes
Secrétaires
Tous partenaires internes et externes
MISSIONS DU POSTE
Organiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations des instituts de formation et du centre de documentation
Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique, documentaire et financier en interne et en externe en relation étroite avec la direction des instituts
ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion quotidienne de l'organisation des postes de travail du secrétariat
Organisation et participation aux épreuves de sélection des instituts
Organisation et coordination des journées de pré rentrée des étudiants et élèves, des portes ouvertes
Gestion de la référence d'une promotion et financements, frais de déplacements, indemnités de stage, gestion des commandes d'intervenants, établissement des vacations, bordereaux de transmissions, suivi des dossiers des intervenants ponctuels.
Préparation des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et élèves, vérification de la mise à jour, suivi de la conformité des dossiers des étudiants et élèves
Elaboration des tableaux de suivi des aides financières des étudiants et élèves (pôle emploi, conseil régional, bourses)
Communication des relevés de présence aux différents partenaires en collaboration avec la direction des instituts
Préparation et organisation des commissions d'attribution des crédits, des instances : préparation des documents
Polyvalence de la gestion du secrétariat des autres promotions et du centre de documentation en labsence des collègues
Participation à l'ICOGI et à la Section relative à la Vie Etudiante, au conseil technique, aux instances disciplinaires
Recherche de sources de financement (taxe d'apprentissage) et transmission aux services financiers
Mise à jour des différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DRJSCS et autre)
Collecte des données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d'activités de l'IFSI IFAS et rapports d'activité
Implication dans la démarche qualité : établissement et actualisation de procédures, protocoles, instructions spécifiques
Participation au suivi budgétaire et au suivi des dépenses de consommables, d'utilisation des tableaux de suivi
Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons
Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système d'information et implication dans la réalisation et le suivi du site des instituts (mise à jour internet et intranet)
ACTIVITES SPECIFIQUES
Participer à l'accueil des étudiants, élèves et des intervenants.
Intervenir auprès des étudiants et élèves pour toutes informations relatives à son domaine de compétence.
Organiser des modes de classement et d'archivage accessibles et connus, utilisation du réseau.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, l'obligation de réserve.

Profil recherché :

COMPÉTENCES REQUISES
Formation et/ou qualification : Agent Administratif : secrétariat
Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Power Point, Outlook)
Maîtrise des techniques de secrétariat
Utilisation logiciel logifsi
QUALITÉS REQUISES
Adaptabilité à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques.
Réactivité, créativité, suggestion.
Sens de l'organisation et rigueur.
Disponibilité et sens des relations humaines.
Polyvalence dans les différentes missions confiées et/ou demandées.
Réserve professionnelle (confidentialité des dossiers).
AUTRES
Participer aux formations nécessaires à l'évolution du poste (informatique, accueil, communication).