Assistant Administratif - Dispositif Vigilans H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif VigilanS est un système de veille et d'intervention visant à prévenir les récidives suicidaires chez les personnes sortant de l'hôpital après une tentative de suicide. Ce dispositif propose un système de recontact téléphonique et éppistolaire à la sortie d'hospitalisation auprès de la personne ayant fait une tentative de suicide.
Le dispositif national est animé par la mission nationale d'appui au dispositif Vigilans sous la responsabilité du CHU de Lille.

Les objectifs de la MNA sont :
Animer et coordonner le réseau VigilanS
Accompagner la mise en uvre et le déploiement d'outils numériques
Entretenir une culture de l'amélioration permanente des pratiques professionnelles
Structurer et organiser la formation des équipes VigilanS
Elaborer et mettre en uvre une stratégie de communication
Structurer et mettre en uvre les aspects d'évaluation, de monitoring et de valorisation

L'équipe est composée :
d'un/une médecin responsable
d'un chef/cheffe de projet
d'un/une ingénieure pédagogique
MISSIONS PRINCIPALES
L'assistant(e) assure l'appui logistique aux membres de la mission d'appui. Il, elle est présent (e) sur site et assure la continuité de la circulation de l'information et l'organisation des calendriers d'action et de déplacement.
Ses missions lui seront fixées par le médecin responsable et / ou la cheffe de projet.
TâcheS PRINCIPALES
Organiser les déplacements de la MNA
Contribuer à l'organisation des réunions inter-régionales et nationales
Assurer l'organisation logistique et administrative des sessions de formation VigilanS sur Lille et les autres régions du territoire national.
En collaboration avec le cadre gestionnaire et les établissements accueillants, préparer et suivre les conventions financières.
Rédiger et mettre en forme différents rapports, documents et comptes-rendus de réunions.
Recueil et rationalisation des chiffres mensuels d'activité auprès des 33 centres VigilanS.
Assurer l'interface d'accueil entre la Mission Nationale et les équipes des centres VigilanS : traitement et suivi des mails, des appels téléphoniques.
Mettre à jour mensuellement l'annuaire VigilanS.
Mettre à jour l'espace documentaire interne de la MNA
Mettre à jour et participer à l'animation de l'espace Teams National
Participer à la rédaction du rapport annuel d'activité.
Au regard de son périmètre d'activités :
L'Assistant(e) administratif collabore étroitement avec les membres de la mission nationale d'appui ainsi que les secrétariats des 33 centres vigilanS.
L'Assistant(e) administratif sera éventuellement amené(e) à se déplacer sur le territoire national, accompagné d'un ou des membres de la mission nationale, lors de Retex, formation ou autres événements en lien avec son activité.
Profil recherché :
SAVOIRS FAIRE
Maitriser les outils bureautiques, numériques ainsi que les outils métiers nécessaires
Mettre en forme des notes, diaporamas, documents et ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Travailler en équipe et en réseau professionnel
Avoir une aisance orale et un bon sens du contact
SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS
Sens du relationnel, de l'écoute
Discrétion (respect des règles éthiques et respect du secret professionnel)
Rigueur, sens de l'organisation
Esprit d'équipe
Esprit d'initiative et de synthèse
Sens de l'anticipation/réactivité
Capacité d'adaptation