Assistant des Instances H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif En charge de la préparation, de la coordination et du suivi des instances consultatives de l'établissement des personnels non soignants (Comité Social d'Etablissement et F3SCT) : gestion administrative efficace de la constitution des dossiers et des réunions, tout en garantissant le respect des procédures réglementaires et internes.

Binôme de l'assistante de direction pouvant réaliser les tâches de secrétariat et d'assistanat de direction.

Suivi de dossiers RH spécifiques tels que l'attribution des médailles et le suivi des mises à disposition des personnels.

Exercice professionnel en étroite collaboration avec le DRH et son adjoint ainsi que l'ensemble de l'encadrement de la DRH.

Activités principales :

1. Gestion des instances :
Préparer et organiser les réunions du Comité Social d'Etablissement (CSE) et de la Formation Spécialisée en Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT).
Assurer la logistique des réunions.
Rédiger les comptes rendus et suivre les décisions.
Faciliter la communication entre les services de l'hôpital et les membres des instances.
Archiver les documents et assurer la veille réglementaire.

2. Binôme de l'assistante de direction :
Être en capacité d'exécuter les tâches essentielles de secrétariat (prise de RDV, organisation de réunions) en cas d'absence de l'assistante.
Accueillir le public, orienter et renseigner les professionnels.

3. Gestion de dossiers RH
Traiter en autonomie les demandes de médailles d'honneur Régionales, Départementales et Communales des agents non médicaux en lien avec les services préfectoraux : vérification de l'éligibilité, saisie sur la plateforme, suivi et organisation de la cérémonie de remise des médailles en lien avec le service communication,
Suivi administratif des agents mis à disposition (convention, reporting,),
Autres dossiers RH en fonction de l'actualité

Spécificités du poste :

Horaires de travail selon les attentes de la direction et en lien avec l'assistante de direction.
Congés annuels et RTT pris en tenant compte du calendrier des instances, des impératifs liés à leur préparation et en concertation avec l'assistante de direction afin d'assurer la présence permanente d'un membre du binôme.
Participation à la garde administrative de la DRH (présence imposée jusqu'à 17h30 lors du tour de garde).

CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu d'activité/local : Site de Trévenans
Quotité de travail : 100%
Catégorie : C ou B
Rattachement hiérarchique : DRH
Horaires : Travail de semaine du lundi au vendredi
Type de contrat : Fonctionnaire, ouvert aux contractuels en CDI

DiplômeS, FORMATIONS ET PREREQUIS

Formation :
Bac à Bac +3 en gestion administrative ou équivalent.

Expérience :
Expérience confirmée dans un poste similaire.

Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques et connaissances réglementaires.

Qualités personnelles :
Sens de l'organisation, rigueur, discrétion, bon relationnel, sens du service collectif.