Assistant Administratif Polyvalent H/F Cyclotron Arronax
Saint-Herblain - 44 CDI- 26 000 - 27 000 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
Détail du poste
Assistant(e) administratif(ive) Polyvalent(e) H/F
Vous êtes à la recherche d'une nouvelle expérience au sein d'une structure atypique?
Le GIP ARRONAX vous propose un poste d'assistant(e) administratif(ive) en CDI pour des missions de secrétariat en lien avec le service comptabilité, le secrétariat général et la direction en CDI.
Le Secrétariat général (SGE) :
Le Secrétariat Général :
Mission principale du service :
Gestion administrative et organisationnelle assurant le bon fonctionnement du GIP, en s'appuyant sur les pôles Financier / Ressources humaines / Secrétariat de direction
Composition du service :
Le Secrétariat Général compte aujourd'hui 6 personnes : un directeur administratif et financier, une comptable, une assistante administrative transport, une assistante RH et deux personnes au support informatique.
Positionnement de l'agent dans l'organigramme du service :
La personne évoluera sous la direction du directeur administratif et financier.
Missions principales du poste :
Secrétariat :
- Rédaction et diffusion de compte-rendu de réunions internes
- Préparation des Assemblées Générales : convocation, suivi des présents, préparation des dossiers, projet de compte-rendu
- Gestion des déplacements des collaborateurs et des remboursements de frais de mission
- Diverses tâches de secrétariat en lien avec le secrétariat général (planification de RV, rédaction et envoi de courriers, réservation de salles, suivi et production des étiquettes du tableau de présence et des étiquettes de bureaux, gestion du stock de fournitures de bureau du site.)
Assistanat achat en lien avec le service comptable :
- Validation des demandes d'achat des services et passation des commandes du secrétariat général
- Suivi des commandes, rapprochement factures/commandes, points réguliers sur commandes en attente
- Recherche de fournisseurs en lien avec le secrétariat général
- Préparation administrative des virements (sélection des factures à payer, préparation du tableau de contrôle)
Accueil :
- Répondre aux appels téléphoniques entrants et transmission en interne
- Accueil physique des visiteurs
- Orientation des livreurs / réception des colis
- Distribution du courrier entrant
Savoirs & savoir-faire
- Maitriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Maîtriser les outils bureautiques
- Pratiquer l'anglais courant, oral et écrit pour l'accueil des interlocuteurs étrangers
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Savoir prioriser
- Savoir rédiger
Savoir-être
Vous avez le sens de l'accueil et êtes courtois(e), vous êtes dynamique, polyvalent(e), loyal(e), discret(e).
Vous disposez d'une bonne expression écrite et orale et d'un esprit d'anticipation et d'initiative.
Vous êtes curieux / curieuse de votre environnement de travail, polyvalent(e), autonome, organisé(e), rigoureux / rigoureuse, avez l'esprit de synthèse et aimez le travail en équipe.
Vous êtes force de propositions : elles seront écoutées et étudiées.
Formation
Bac +2 assistant(e) gestion de la PME ou équivalent
Expérience : Expérience d'assistanat en milieu industriel
Environnement de travail
Évolution dans un environnement scientifique avec accès à des séminaires de vulgarisation scientifique et aux présentations des travaux de recherche du site
Collaborations avec des équipes nationales et internationales
Rencontre entre le personnel et la direction au minimum 2 fois par an
Moments conviviaux réguliers
Conditions
Contrat à durée indéterminée avec période d'essai de 3 mois
Temps de travail : 38h30 par semaine / 5 semaines de congés / 21 jours de RTT
Salaire de base à partir de 26 000€ brut annuel pour un niveau débutant, négociable selon expérience
Prime d'intéressement
Avantages sociaux avec un comité d'entreprise externalisé
Forfait mobilité durable
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 6 Mois - assistanat en milieu industriel
Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Accueillir, orienter, renseigner un public
Langues : Anglais exigé
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Saint-Herblain - 44
- CDI
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