Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F Pôle Emploi
Aubagne - 13 CDI- 2 000 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Mission 1 : Accueil
- Assurer le premier contact physique et/ou téléphonique
- Transmettre les messages, les contacts aux chargés d'affaires
- Effectuer un diagnostic de premier niveau pour prise de rendez-vous individuel sur agenda partagé ou inscription aux ateliers collectifs
- Vérifier l'éligibilité territoriale et fournir les premiers renseignements, et les premières pistes d'orientation
- Assurer la préparation logistique des rendez-vous, des ateliers.
- Renseigner les contacts sur IP2
Mission 2 : Gestion des tâches administratives
- Organiser les comités, leur calendrier, leur composition
- Saisir les éléments sur la plateforme BPI
- Organiser et classer les éléments en vue de la mise en place des prêts : édition, recueil des documents.
- Assurer la gestion du courrier en conformité avec les procédures Qualité de IF
- Être en appui de l'organisation des temps collectifs (ateliers club, formations) en cohérence avec les exigences Qualiopi : rappels téléphoniques, organisation, feuille émargement, fiches avis.
Mission 3 : Gestion des prêts d'honneur et des prêts BPI
- Gérer les prêts d'honneur et les prêts BPI : décaissement, contrat, virement ou prélèvement de remboursement, garanties et assurances
- Suivre les remboursements des prêts accordés par le PACI et assurer les relances mails et téléphoniques
- Gérer les procédures de pré contentieux des prêts accordés par le PACI en lien avec la Direction et le CRR (en appliquant les règles comptables de Initiative France).
Mission 4 : Gestion des services généraux
- Gérer les services généraux de type achats consommables, hygiène, assurances, fournitures, équipements
- Participer à l'organisation des événements : gestion devis et factures achat, réservations, logistique.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Réaliser des opérations comptables, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Accueillir, orienter, renseigner un public, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données, Pack Office, IP2,Connaissances en gestion, administrer les réseaux sociaux
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Aubagne - 13
- CDI
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