Responsable Administratif - Responsable Administrative - Ifcs H/F Centre Hospitalier Sainte Anne
Paris 14e - 75 CDD- 2 287 - 2 441 € / mois
- 🕑 3 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
DESCRIPTION DU PÔLE/SERVICE
L'institut Virginie Olivier comprend l'Institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et l'institut de formation d'aides-soignants et aides-soignantes (IFAS) et l'institut de formation des cadres de Santé (IFCS) du site Sainte-Anne.
L'IFCS fait partie des 3 instituts de formation paramédicaux du Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) avec un agrément de 95 places pour la formation cadre de santé.
Ces 3 instituts sont en direction commune par une directrice des soins, coordonnatrice générale des instituts, direction rattachée à la direction des ressources humaines. Les personnels administratifs sont susceptibles de collaborer sur l'ensemble des activités des Instituts.
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la directrice et de son adjointe :
- Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants
- Participer à l'activité administrative de l'institut
- Organiser le concours de sélection à l'entrée à l'IFCS
MISSIONS
Activités permanentes :
De l'entrée en formation à la diplomation :
- Elaboration des conventions de formation (liaison avec les OPCO et employeurs)
- Elaboration des conventions de stage des étudiants
- Suivi de la convention universitaire
- Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants
- Préparation administrative à la soutenance des mémoires de fin d'étude
- Tenue et mise en conformité des dossiers avec les formateurs
- Classement et archivage des dossiers scolaires
- Gestion des absences
- Préparation des jurys de diplômation : préparation des dossiers, envoi des tableaux à la Drieets, affichage des résultats
- Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificats...)
Accueil des intervenants extérieurs
Gestion des rémunérations des intervenants en lien avec la DRH
Préparation des instances de l'IFCS (2 à 3 par an)
Intendance :
- Gestion des stocks : assurer un suivi des stocks de fournitures
- Assurer le rangement des fournitures
- Réserver le matériel audio-visuel pour les demandes externes
- Assurer la liaison avec le service de reprographie : demande, réponse
Organisation du concours :
- Après information de la direction, établir une planification annuelle des épreuves de sélection en juin de l'année n-1, réaliser un document, et l'envoyer à l'ARS
- Réaliser et mettre à jour annuellement la plaquette de présentation de l'IFCS ainsi que les documents justificatifs à mettre en ligne et les faire valider par la direction
- Mettre en ligne les dossiers de sélection,
- Dépouillement des dossiers d'inscription en conformité avec la check list validée
- Enregistrement des candidats : état-civil, adresse, établissement, diplôme
- Convoquer les candidats et leur envoyer leurs résultats après les réunions des jurys
- Convoquer les membres des jurys après la réalisation d'une enquête sur leur disponibilité
- Rassembler les documents nécessaires pour les épreuves et les jurys
- Etablir un document statistique sur le traitement des dossiers de sélection pour le conseil technique de mai
- Etablir le procès-verbal des réunions de jury
- Gérer les listes des candidats reçus : liste complémentaire, reports, désistements,
- Prévoir l'organisation des journées d'épreuves et de jury, réservation des salles pour l'année suivante
- Préparer fin août une liste à jour des personnes rentrant en septembre
- Classer les dossiers de sélection de l'année précédente et en prévoir l'archivage
Gestion financière de la sélection
- Etablir les documents permettant de payer les membres des jurys
- Envoyer le récapitulatif des membres du jury à rémunérer à la DRH
- Mettre à jour le fichier intervenants
- Gérer les dossiers de prise en charge financière des étudiants
PROFIL
Diplôme niveau BTS (Bac +2 au moins) ou expérience significative en gestion administrative et ou pédagogique
Le profil recherché
Experience : 12 Mois
Compétences : Fiscalité, Élaborer, suivre et piloter un budget, Superviser la gestion financière
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Centre Hospitalier Sainte Anne
Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
- Paris 14e - 75
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