Gestionnaire Administratif·ve de l'Espace Langues H/F Universite Paris Xiii.Paris-Nord
Villetaneuse - 93 CDD- 1 952 € / mois
- 🕑 12 mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction de la Formation (DF) / Espace Langues
Composition du service (effectifs) : 6
Fonction d'encadrement : Non
Rattachement hiérarchique : Responsable administrative et financière
L'Espace Langues est un service transversal de l'Université Sorbonne Paris Nord, rattaché à la Direction de la Formation, qui propose différentes modalités d'apprentissage des langues pour tous les étudiants et les personnels de l'université mais également pour des personnes extérieures à l'université :
- Cours semestriels en présentiel, 100% en ligne ou hybrides
- Stage intensif d'anglais et de français langue étrangère (FLE)
- Ateliers de conversation en anglais et en français langue étrangère (FLE)
À l'Espace Langues, il est aussi possible de préparer et de passer des certifications en anglais et en français langue étrangère (FLE) :
- Préparation du TOEFL, TOEIC, CLES pour l'anglais et du DELF-DALF pour le FLE
- Passation du CLES pour l'anglais et du DELF-DALF pour le FLE
L'Espace Langues gère également le diplôme universitaire (DU) passerelle pour les étudiants en exil qui accueille chaque année 30 étudiants réfugiés, demandeurs d'asile ou bénéficiaires d'une protection subsidiaire. Ce diplôme existe depuis 2017 et depuis 2019, il est habilité « DU Passerelle » par le Ministère de l'Enseignement Supérieur.
France Éducation international a attribué le Label Qualité FLE à l'Espace Langues en décembre 2021.
Description du poste : missions et activités
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (informer sur l'offre de cours, les certifications, les stages et ateliers, les modalités d'inscription et de candidature) et traiter les courriels et courriers
- Participer à l'organisation de réunions régulières
- Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données et des tableaux de bord utilisés par le service. Réaliser des extractions
- Préparer et gérer les inscriptions aux cours semestriels, stages et ateliers en utilisant les applications et outils dédiés
- Suivre et contrôler l'assiduité et la participation aux cours, stages et ateliers
- Traiter et diffuser les résultats obtenus à l'issue des cours semestriels, stages et ateliers
- Intervenir en support lors de sessions de certifications
- Intervenir en support dans la gestion du DU Passerelle
- Gérer les inscriptions pédagogiques et la saisie des notes dans Apogée
- Assurer un suivi logistique des locaux de l'Espace Langues (bureau, salles de cours, matériels, fournitures)
- Participer au déploiement et à la valorisation de l'Espace Langues et de ses missions
- Contribuer à la démarche qualité entreprise à l'Espace Langues
- Mettre en oeuvre et appliquer les procédures et respecter la réglementation en vigueur
Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Pédagogie : Apogée, E-candidat, Améthys
Logistique : Hyperplanning, GAEL (gestion des sessions DELF-DALF)
RH : Saphir, Safran, Sépia
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Législation sociale, Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
- Villetaneuse - 93
- CDD
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