Assistant en Gestion Administrative et Financière Réf. Agaf H/F Sorbonne Universite
Paris - 75 CDD- 🕑 36 mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Au sein des structures Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI) et l'Institut de l'Océan de l'Alliance Sorbonne Université.
Localisation : Campus Pierre et Marie Curie- 4 place Jussieu - 75005 PARIS.
Le ou la gestionnaire travaillera :
- Au sein des locaux de l'Institut de l'Océan (3 jours par semaine) ;
- Au sein de la Cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université (2 jours par semaine)
Il/Elle sera amené.e à se déplacer très régulièrement à SCAI localisés sur le campus.
Fonctions : Assistant(e) en gestion administrative et financière pour Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI) et l'Institut de l'Océan de l'Alliance Sorbonne Université
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
Mission :
- Il/elle réalise des actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d'accompagner les instituts SCAI et Océan de l'Alliance Sorbonne Université dans le succès de leurs missions. Pour cela, il/elle travaille en étroite collaboration avec la Cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université
- Il/elle travaille en étroite collaboration avec les Secrétaires générales des deux Instituts. Il/elle assure en binôme, avec la Responsable administrative et financière de SCAI, des fonctions polyvalentes en gestion
- Le gestionnaire administratif et financier est à l'interface entre la direction des deux instituts de l'ASU, les chercheurs, les étudiants, les services d'appui de l'ASU et les prestataires extérieurs
- Il/elle partage son temps à parts à peu près égales entre les tâches liées à SCAI et celles liées à l'institut de l'océan.
Activités principales :
- Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications et suivi des échanges avec les fournisseurs
- Organiser les déplacements et les missions : instruire les dossiers de missions pour les personnels et les étudiants (réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais, etc.)
- Organiser des réunions, séminaires et événements : assister l'équipe dans la planification et l'organisation des réunions, séminaires et événements, accueil des visiteurs, réservation de salle, etc.
- Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéances en lien avec les secrétaires généraux
- Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d'exécution, prévisions de dépenses.
L'ensemble de ces missions sont assurées en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des dossiers ainsi qu'en appliquant les procédures dédiées.
Vous serez également amené(e) à réaliser les tâches suivantes :
- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
- Participer à la diffusion de l'information concernant le projet en interne et en externe
- Assurer l'interface avec les autres services administratifs
- Archiver des documents
Encadrement : NON
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Concevoir une organisation des dossiers, Utilisation du logiciel SIFAC+ ou SAP, Disponibilité, discrétion et confidentialité, Autonomie, méthode et rigueur, Techniques gestion financière et comptabilité,Aptitude à travailler en équipe, Hiérarchiser les tâches et organiser son activité,Interagir avec des interlocuteurs variés, Utilisation des outils de communication,Maîtrise et utilisation logiciels de bureautique
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Sorbonne Universite
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé.
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 700 € / an 1 975 € / mois 13,02 € / heureSalaire brut estimé
26 400 € / an 2 200 € / mois 14,51 € / heureEstimation haute
30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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