Assistant Direction Opérationnelle H/F Up Skills Cadres et Experts
Villebon-sur-Yvette - 91 CDISuper recruteur
Offre d’un cabinet de recrutement
-
Cette offre est publiée par un cabinet de recrutement. Il ne s'agit pas de l'entreprise dans laquelle vous travaillerez au quotidien.
- 30 000 - 35 000 € / an
- Bac +2
- Services aux Entreprises
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Vous serez accompagné(e), formé(e) pour la maîtrise des missions.Missions principales
Relations avec la Direction Opérationnelle :
Réceptionner et filtrer les appels entrants et transmettre les informations en temps réel aux collègues (par mail en cas d'absence).
Assurer son rôle d'interface avec les collègues en interne.
Gérer les mails et transférer les documents aux personnes concernées.
Gérer les documents entrants (réception du courrier technique, scan et transfert aux destinataires).
Rédiger et diffuser des courriers.
Gérer les documents sortants (scan avant envoi postal, affranchissement, diffusion par mail).
Assurer la gestion et l'archivage des mails et dossiers finalisés.
Administrer la GED DTS : paramétrage des espaces affaires, enrichissement de la GED, support aux utilisateurs.
Assurer la veille normative, réglementaire et documentaire, enregistrement et classement.
Participer au déploiement du SMQ au niveau du pôle technique en lien avec l'assistante qualité et le Responsable Organisation de Production.
Préparer les ratios des affaires.
Relations avec le Pôle Technique :
Travailler aux côtés de l'ingénieur, du chargé d'affaires et du chef/directeur de projets.
Contrôler les situations de travaux et les devis de travaux supplémentaires des entreprises.
Préparer divers documents techniques : certificats de paiements, FTM, ordres de services de travaux supplémentaires, avenants, PV de réception, visas techniques, visas d'agréments.
Assurer le suivi des documents à l'aide de tableaux de bord (suivi financier, sous-traitance, visas).
Proposer des actions correctives opérationnelles.
Enregistrer et classer la documentation technique et la documentation fournisseurs.
Assurer l'interface avec le client et les entreprises et devenir un interlocuteur privilégié pour eux.
Phase d'étude :
Élaborer les trames des pièces écrites pour assurer la conformité des documents.
Demander des devis à la reprographie et rédiger un bordereau de document.
Vérifier la mise en forme et la conformité des documents.
Compiler et transmettre les documents au client et aux entreprises.
Préparer les documents de réponse aux différents organismes (type RICT).
Préparer les docum
Le profil recherché
De formation Bac +2 minimum (type BTS Support à l'Action Managériale, BTS Gestion PME, ou équivalent), vous justifiez d'une première expérience réussie dans un rôle d'assistanat, idéalement auprès d'une direction ou dans un environnement exigeant et structuré.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer les priorités. Discret(ète), autonome et réactif(ve), vous savez prendre des initiatives tout en respectant les procédures établies.
Votre aisance relationnelle vous permet d'interagir efficacement avec des interlocuteurs variés, internes comme externes. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et êtes à l'aise dans un environnement digitalisé.
Vous avez envie de vous investir dans une fonction clé au coeur du fonctionnement d'une direction opérationnelle dynamique et en mouvement ? Ce poste est fait pour vous.
L'entreprise
Que diriez-vous de rejoindre une entreprise dynamique à taille humaine, elle se distingue par une organisation agile, portée par des valeurs de proximité, de collaboration et de confiance.
Avec un management accessible et une culture d'entreprise ouverte, elle cultive un climat social sain, propice à l'épanouissement professionnel. Chaque collaborateur y joue un rôle concret dans les projets de l'entreprise et bénéficie d'un environnement de travail bienveillant, stimulant et valorisant.
Nous nous engageons avec Hellowork sur la transparence et communiquons :
- Un salaire sur la majorité de nos offres
- Notre process de recrutement
- Notre politique de télétravail
- Notre réponse aux candidats dans les 7 jours
Infos complémentaires
Primes
Super recruteur
- Villebon-sur-Yvette - 91
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