Assistant de Direction H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Gestion administrative et secrétariat :
- Assurer les travaux courants de secrétariat et réaliser le traitement administratif des fonctions de la structure ;
- Assurer le suivi des dossiers confiés et actualiser des tableaux de suivi, permettant de faciliter la lecture et l'exploitation des données ;
- Produire des documents professionnels courants de qualité :
o Production de documents adaptés aux besoins et aux demandes ;
o Réalisation dans les délais requis ;
o Respect des règles orthographiques et grammaticales ;
o Respect de la mise en forme et de la charte graphique ;
o Clarté du message transmis et style adapté à l'interlocuteur.

Gestion de l'information et des communications :
- Gestion du courrier ;
- Organiser le traitement et la circulation de l'information et des documents ;
- Assurer la communication des informations utiles en interne ou en externe ;

Gestion de l'agenda et participation à l'organisation des différentes activités :
- Coordonner le planning d'activités des directeurs et fixer les rendez-vous :
o Respect des contraintes et impératifs (internes et externes) ;
o Pertinence des priorités.
- Organiser et participer à la préparation documentaire de réunions, visites, événements, groupes de travail.
- Assurer la prise de note et rédiger les comptes rendus et/ou relevés de conclusion lors des différentes réunions et/ou instances.

Suivi, classement et archivage des documents :
- Assurer le classement et l'archivage de documents ;
- Organiser la conservation, la traçabilité et l'accessibilité des documents.