Assistant Médico Administratif ou Adjoint Administratif Métier Secrétaire Médical H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif PRESENTATION DU SERVICE

La Réanimation G prend en charge des patients ayant une maladie grave qui retentit ou menace fortement les fonctions vitales (cur, poumon, foie, reins, cerveau).

Cette maladie peut être, par exemple, un traumatisme grave, une infection sévère, un infarctus du myocarde avec complications, une tentative de suicide ou une aggravation d'une maladie chronique (comme une drépanocytose ou une bronchite chronique). La réanimation a pour but de traiter la maladie en cause et de suppléer les fonctions vitales défaillantes avec des médicaments et des techniques comme l'assistance respiratoire ou le rein artificiel.

L'Unité de Surveillance Continue (USC) accueille des patients qui nécessitent une surveillance rapprochée.

Parfois aussi, certains patients sortent de Réanimation et séjournent quelques jours en USC car leur état de santé s'est amélioré mais reste fragile.

Toutes les pathologies aigues sont prises en charges, dès lors qu'elles s'associent à un certain degré de gravité nécessitant soit une surveillance particulière, soit des soins très spécifiques, soit des techniques d'assistance vitale. Les traitements réalisés dans notre service sont avant tout des traitements médicaux, auxquels s'ajoutent des suppléances vitales comme l'assistance respiratoire (ventilation mécanique), l'épuration extra-rénale (dialyse ou hémofiltration), l'assistance hémodynamique.

Le Service de Réanimation Médicale Polyvalente G est situé dans le bâtiment G Niveau 0 Hôpital Nord.
Le secrétariat est ouvert du lundi au vendredi de 8h10 17h00 (horaires variables en fonction des postes de travail amplitude de 7h40 par jour).

Effectifs du secrétariat
- 2 secrétaires : soit 2 ETP

ORGANIGRAMME et EFFECTIF DU SERVICE

- Chef de pôle : Dr DICONNE Eric
- Chef de service : Pr THIERY Guillaume
- Directeur de pôle : M. LAROZE Gilles
- Cadre supérieur de santé : M. STEVE Séraphin

CADRE GENERAL DU POSTE

L'AMA assure les missions qui lui sont confiées sur les domaines suivants :
Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient
Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché
Planifier l'activité de gestion des rendez-vous de consultation et d'hospitalisation
Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le PUBLIC et/ou orienter des appels téléphoniques en fonction de leur nature

MISSIONS GENERALES et SPECIFIQUES DU POSTE

Assurer le fonctionnement du secrétariat médical.
Gestion administrative et médicale du dossier des patients.
Position fonctionnelle en matière de gestion de l'information au sein du service.
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
Elaboration de statistiques.
Entrées-Sorties du service.
Frappe des comptes rendus d'hospitalisation, des observations et et des résumés de séjour des patients hospitalisés, en prise directe, écrites ou dictées numériques.
Gestion des rendez-vous des familles et des rendez-vous des laboratoires.
Accueil des familles et accueil téléphonique.
Saisie informatique de recueil de données.
Classement des examens, supports radios ou autres.
Sauvegarde de certains fichiers sur informatique.
Travail universitaire : frappe de cours, diapos ou travaux divers, gestion des internes et des externes du service
Elaboration de documents pour le cadre de santé ou les IDE du service.

COMPETENCES et CONNAISSANCES

Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Diplômes requis :
- Etre titulaire du baccalauréat F8 ou SMS ou d'une formation équivalente
- Bac spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Formations obligatoires :
- Identitovigilance
- Accueil physique et téléphonique
- Confidentialité
Formations à réactualiser tous les 4 ans

SAVOIR FAIRE

Mettre en route les différents postes de travail
Maîtriser les outils informatiques de planification, de validation et de frappe des comptes-rendus
Travailler en équipe pluridisciplinaire
Faire preuve de discernement face à des informations confidentielles
Savoir prendre du recul face à une situation
Respecter les règles de confidentialité.
Connaître les modes dégradés
Transmettre ses connaissances
Participer à la rédaction et à l'amélioration des procédures
Participer à la mise en place de nouvelles activités le cas échant
Assiduité et ponctualité

SAVOIR ETRE

Être capable de travailler en équipe pluriprofessionnelle
Avoir le sens de la communication et des relations
Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
Être dynamique et motivée
Faire preuve de rigueur et de méthodologie professionnelle
Faire preuve de respect à l'égard des patients et des intervenants
Avoir le sens du contact : être accueillant, courtois, discret, diplomate
Capacité d'intégration dans une équipe pluridisciplinaire
Être capable d'autonomie dans son travail
Développer une attitude positive en toute circonstance
Faire preuve de mobilité.
Inscription dans une démarche de projet et de qualité continue
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
S'adapter à l'activité du service

HORAIRES et CYCLE DE TRAVAIL

- Du lundi au vendredi : 8h10 17h00
- Organisation en poste de travail (polyvalence) accueil physique accueil téléphonique frappe des courriers

LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS

Les secrétaires médicales sont sous l'autorité de la Direction des Soins.

Dans l'unité, elles travaillent sous l'autorité de la cadre médico-administrative.

Elles travaillent en collaboration avec :
- L'équipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients
- Les usagers pour toute réponse à des demandes d'information, de renseignement
- Les bureaux des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
- Les services médico-techniques pour la réalisation d'examens complémentaires.

RISQUES LIES AU POSTE (décret n° 2001-1016 du 5 Novembre 2001)

Risques et nuisances liées au travail sur écran