Assistant Administratif - Toulouse H/F Manpowergroup Solutions
Toulouse - 31 CDD- 25 000 - 25 170 € / an
- 🕑 6 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
CDD 6 MOIS RENOUVELABLE
Nous recherchons un Assistant administratif /Hôte d'accueil F/H avec la conviction que chaque personne a un potentiel unique et que nul n'est inemployable.
Devenir Assistant administratif /Hôte d'accueil c'est accueillir et informer des salariés dans le cadre du service délivré pour le Conseil en Evolution Professionnelle.
Découvrez la mission que nous vous proposons.
Le Pilote a pour mission d'assister le Responsable de site et l'équipe dans la coordination et l'organisation des agences. Il a pour missions d'accueillir, renseigner et d'orienter l'ensemble des visiteurs. Sous l'autorité du responsable de site, assure le suivi administratif de l'activité. Il peut être amené à se déplacer sur les différents sites du périmètre, et se voir confier par le responsable de site la responsabilité des tâches particulières.
Les missions qui vous attendent :
Accueillir des bénéficiaires et gestion des plannings :
- Gérer l'accueil physique et téléphonique
- Réceptionner et dispatcher le courrier
- Saisir et suivre des informations dans les logiciels de gestion
- Maîtriser, réceptionner, contrôler et envoyer les éléments de la facturation
- Compléter les plannings des agences
- Réaliser les commandes fournisseurs
- Concevoir et envoyer les reportings d'activités
- Gérer les litiges, réclamations et avoirs
- Procéder au classement et aux archives en suivant l'organisation
- Participer à la vie du site : affichage des offres d'emploi, presse, rangement et organisation.
Logistique et via agence :
- Assurez la gestion des approvisionnements des sites du périmètre (fournitures, consommables, badges, clés.)
- Mettre à jour les affichages et s'assurer de la conformité des sites
- Être l'interlocuteur des fournisseurs, des services généraux et du service informatique
- Assurer une aide ponctuelle des bénéficiaires sur nos outils et dans leurs recherches
- Assurer la gestion des bases documentaires disponibles sur nos sites
- Contribuer à faciliter les échanges
Gestion administrative :
- Relancer les candidats pour les éléments nécessaires à la facturation et l'enregistrement de ces données dans le logiciel de gestion
- Assurer le support au traitement des rejets administratifs en lien avec la plateforme et les conseillers
- Participer à l'intégration et la formation de nouveaux conseillers sur la gestion administrative des dossiers
- Assurer la saisie des données reporting
Missions diverses :
- Rédiger des comptes-rendus de réunions d'équipes
- Participer à l'organisation d'événements d'emploi
- Venir en support aux bénéficiaires pendant les ateliers à l'espace coworking
La liste des missions n'est pas exhaustive, elle évoluera en fonction de votre profil.
Profil :
Un état d'esprit positif.
Les capacités suivantes :
- L'ouverture d'esprit
- Le sens de l'humain
- L'écoute active
- Le sens du résultat.
Des valeurs :
- Le respect
- Le soutien
- L'entraide
Nous recherchons un profil dynamique, rigoureux, ayant un bon relationnel, l'esprit d'équipe et faisant preuve d'une bonne capacité d'adaptation.
Vous êtes diplômé d'une formation de niveau 4 minimum (Bac à Bac +2 de type assistanat, gestion, etc.) et vous avez une expérience de 2 ans minimum dans un environnement RH ou similaire.
Vous disposez des connaissances et aptitudes suivantes :
Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur...)
Bon relationnel, capacité d'écoute et d'analyse du besoin
Maîtrise des moyens de communications : téléphone, chat, vidéoconférence.
Aisance rédactionnelle
Rigueur, organisation, gestion des priorités
Respect des engagements et délais imposés
Sens du service et réactivité
- CDD 6 mois renouvelable
- Localisation : Toulous / Jolimont
- Horaires hebdomadaires : 36h30
- Flexibilité : Du Lundi au Jeudi 9h - 17h30 et Vendredi 9h - 16h30
Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
- Toulouse - 31
- CDD
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