Secrétaire H/F Adapei 35
Saint-Malo - 35 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Pour le pôle Animation Territoire et Qualité des Parcours Territoire Nord à Saint Malo
Un.e Secrétaire (H/F)
Vous intervenez autour de trois axes de travail principaux :
1. Gestion administrative des services SAVS, ACT et Service Social
- Vous créez et mettez à jour et archivez les dossiers des usagers pour chacun des services en conformité avec la réglementation (Logiciel DUI/VIA TRAJECTOIRE).
- Vous centralisez les informations et gérez les bases de données communes.
- Vous préparez et transmettez les bilans d'activité ou documents demandés par les responsables des services.
- Vous animez les plannings des salles et des interventions au sein de la Maison de territoire pour chaque service et pour le pôle en coordination avec les cadres et les équipes du pôle.
- Vous assurez la coordination des documents nécessaires aux relations avec les financeurs ou partenaires institutionnels (ARS, MDPH, etc.).
- Vous suivez les dossiers RH des salariés (médecine du travail, suivi des Entretiens Biennaux, etc.)
- Vous administrez la partie gestion de caisse, suivi des devis et factures sur les logiciels dédiés.
- Vous serez en charge du Secrétariat général des ACT sur le département : primo contact avec partenaire, réception, numérisation et communication des candidatures aux professionnels concernés, création et gestion d'un tableau de bord et de suivi, organisation administrative des commissions d'admission.
2. Accueil du public en situation de handicap et des familles
- Vous assurez un accueil physique et téléphonique inconditionnel, adapté et bienveillant pour les usagers en situation de handicap et leurs familles.
- Vous avez connaissance des dispositifs d'accompagnements médico-sociaux du territoire.
- Vous êtes en capacité d'identifier les besoins spécifiques et diriger les interlocuteurs vers les services ou professionnels appropriés.
- Vous apporterez des informations claires sur les démarches administratives, les prestations disponibles.
- Vous savez maintenir une attitude empathique et respectueuse face aux situations de vulnérabilité ou d'urgence.
- Vous êtes en mesure de gérer les flux d'accueil pour garantir un service fluide et réduire le temps d'attente.
- Vous assurez un suivi rigoureux des demandes et une transmission efficace des informations à l'équipe pluridisciplinaire.
3. Appui à la direction
- Vous préparez les dossiers et documents nécessaires pour les réunions de pilotage ou les échanges institutionnels.
- Vous assurez la gestion et le suivi des correspondances (courriers, emails, convocations).
- Vous organisez les aspects logistiques associés aux réunions.
- Vous garantissez la confidentialité et la sécurisation des informations stratégiques de la structure.
Profil recherché :
- Diplôme : Diplôme niveau IV minimum (filière administrative ST2S) exigé
- Expérience : une expérience de 5 ans autonome dans le médico-social ou le secrétariat est nécessaire.
- Qualités personnelles : rigueur, polyvalence, esprit d'équipe et bienveillance.
- Techniques : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des métiers logiciels.
- Organisationnelles : capacité à gérer plusieurs missions simultanément et rigueur à respecter les délais.
- Relationnelles : écoute active, capacité d'adaptation, connaissance des publics accueillis & des différents dispositifs du territoire.
- Connaissances spécifiques : compréhension des enjeux médico-sociaux et des démarches administratives en lien avec la MDPH notamment.
Contrat proposé :
- CDI à temps plein à pourvoir à compter du 12/05/2025
- Lundi au vendredi sur des horaires d'accueil public
- Rémunération selon la CCNT66 avec reprise d'ancienneté selon la réglementation en vigueur
Modalités de recrutement :
Date limite de candidature le 23/04/2025
Les entretiens de recrutement auront lieu le mardi 29 avril matin à Saint Malo.
Le profil recherché
Experience : 5 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Saint-Malo
Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).
Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureSalaire brut estimé
22 640 € / an 1 887 € / mois 12,44 € / heureEstimation haute
24 570 € / an 2 048 € / mois 13,50 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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- Saint-Malo - 35
- CDI
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