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Assistant·e de Projets Évènementiels H/F Universite de Strasbourg

Strasbourg - 67
CDD
Résumé de l'offre
  • 🕑 15 mois
  • Service public des collectivités territoriales
  • Exp. - 1 an
  • Exp. 1 à 7 ans
  • Exp. + 7 ans

Détail du poste

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD de 15 mois à pourvoir à compter du 26/05/2025

Catégorie : C Corps : Adjoint technique de recherche et de formation (ATRF C2)
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
La fiche de poste détaillée est consultable sur le site de l'université

Mission :
L'agent procède à un ensemble d'activités qui concourent au bon déroulement de manifestations événementielles dans des locaux et espaces extérieurs mutualisés de l'université de Strasbourg.

Activités principales :
- Répondre aux demandes liées à l'organisation de manifestations événementielles (congrès, conférence, gala, concert, tournage, etc) via le formulaire de réservation de locaux en ligne.
- Saisir les réservations de locaux pour l'organisation d'événements dans le logiciel dédié ADE.
- Accompagner les organisateurs d'événements internes ou externes à l'Université dans l'instruction des dossiers administratif, logistique, technique et de sécurité.
- Instruire les projets événementiels selon les modalités administratives (devis, état des lieux, programme, surveillance administrative, convention, facturation).
- Instruire les projets événementiels selon les modalités logistiques (plan d'implantation, plan de prévention, coordination avec les prestataires de service, tels que traiteur, nettoyage, son & lumières, etc).
- Instruire les projets événementiels selon les modalités techniques en concertation avec les services de l'université concernés.
- Instruire les projets événementiels selon les modalités de sécurité (accès, parking, sécurité incendie, sûreté) en concertation avec le département de la DMG et le service de l'université concernés.
- Organiser et animer des réunions logistiques, techniques et de sécurité avec les organisateurs d'événements et les prestataires de service.
- Coordonner les modalités techniques et de sécurité avec les services de la DMG et les services de l'Université.

a) savoir sur l'environnement professionnel :
- Méthodologie de la logistique.
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité.
- Langue française.

b) savoir-faire opérationnel :
- Appliquer les normes, les règles et procédures.
- Travailler en équipe.
- Savoir planifier et respecter les délais.
- Accueillir et prendre des messages.
- Maîtrise de l'outil informatique.
- Rédiger des mails, des documents et des rapports.
- Savoir rendre compte

c) savoir-faire comportemental :
- Maîtrise de soi.
- Sens de la politesse et de la courtoisie.
- Être autonome.
- Sens de l'organisation.
- Sens de la méthodologie.
- Capacité d'adaptation.
- Gestion du stress.
- Etre réactif.

Contraintes particulières
Travailler en open-space (5 personnes).

Contact pour renseignements sur le poste : Thomas Taglang, directeur adjoint,
Mail : ****@****.**; Tel : **.**.**.**.**

Pour postuler, adressez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 06/05/2025 sous à l'adresse suivante : ****@****.**

Le profil recherché

Experience : Débutant accepté

Compétences : Suivre la mise en place et la réalisation des plans d'action logistiques et contrôler la conformité d'application, Synchroniser les activités logistiques avec le cahier des charges

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Assistant·e de Projets Évènementiels H/F
Universite de Strasbourg
  • Strasbourg - 67
  • CDD
Publiée le 09/04/2025 - Réf : 190WDFR

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