Chargé des Instances et des Actes H/F Fonction publique Territoriale
Paris - 75 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous la responsabilité de la Directrice de l'administration générale, le(la) chargé(e) des instances et des actes assure l'organisation, la préparation, la tenue et le suivi des instances statutaires relevant de la Direction. Il(elle) veille à la régularité des actes du SIPPEREC et de la Régie Gényo.
Préparation, tenue et suivi des instances statutaires et des actes du SIPPEREC
* Organiser et préparer les comités syndicaux : Mise en forme des rapports et délibérations, préparation des convocations et dossiers, dépôt et envoi des convocations et du dossier sur la plateforme de dématérialisation, s'assurer de leur bonne transmission aux élus,
* Suivre le processus de préparation et de validation des affaires : Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires, veiller au respect des échéances et procéder aux relances nécessaires... Assister la Directrice pour la préparation et le suivi des ordres du jour, mise en forme des documents nécessaires à la tenue de l'instance.
* Organiser et assurer la tenue et le suivi de la séance : assurer le quorum, l'accueil, l'émargement, le suivi des interventions et des votes, la rédaction du procès-verbal de la séance, la publication et affichages légaux.
* Organiser et préparer les commissions syndicales en lien avec les directions opérationnelles. En relire les comptes-rendus avant validation par la Directrice.
* Elaborer les actes du SIPPEREC et de la régie Gényo, veiller à leur régularité en lien avec la Direction des affaires juridiques et en fonction de la réglementation en vigueur, assurer leur suivi : Contrôle formel, mise en signature, transmission au contrôle de légalité, notification, publications légales, tenue des registres des actes, archivages.
* Assurer le suivi des élus du comité syndical (désignation, modifications, mise à jour des données sur les outils métiers et les documents du Syndicat...).
* Mettre en ½uvre les actions suite aux adhésions et reprises de compétences.
Gérer le Parapheur électronique Fast, l'outil de convocation des élus aux instances et l'espace adhérents (pages comité et commissions) et la boite mail des instances.
* Administrer le parapheur électronique et l'outil de convocation des élus (Création et gestion des circuits de signature des différents documents, gestion des droits et des es utilisateurs),
* Assurer l'assistance à l'utilisation auprès des utilisateurs,
* Assurer la mise à jour de la base de données « relation adhérents » pour les domaines d'intervention de la Direction,
* Mettre à jour l'espace adhérents pour les parties concernant ses domaines d'intervention.
* Gestion de la boîte mails « Secretariat-instances ».
Le profil recherché
* Bonne expression orale et écrite : maîtrise des règles de l'orthographe, de syntaxe, de grammaire et de bienséance,
* Connaissance du contexte des collectivités territoriales et de leur fonctionnement,
* Bonnes connaissances du fonctionnement des assemblées et des actes des collectivités territoriales,
* Respect des procédures internes
* Planification et suivi des tâches,
* Prise de notes,
* Confidentialité et discrétion professionnelle,
* Prise en compte des contraintes des services,
* Sens de l'initiative, réactivité, adaptabilité, autonomie, rigueur, capacité d'initiative ainsi qu'intérêt pour le travail en équipe.
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Estimation basse
38 800 € / an 3 233 € / mois 21,32 € / heureSalaire brut estimé
52 500 € / an 4 375 € / mois 28,85 € / heureEstimation haute
66 200 € / an 5 517 € / mois 36,37 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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