Secretaire Polyvalent - Polyvalente - Visites H/F Conseil d'Etat
Paris - 75 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Sous l'autorité de la responsable du bureau Organisation-Evénements et de son adjointe, vous assurez en trinôme le secrétariat du bureau.Vous assistez la direction du BOE dans la gestion administrative des demandes de visites patrimoniales et institutionnelles du Conseil d'Etat.
VOS MISSIONS :
1/ Gestion du secrétariat du bureau
- Gestion des demandes de réservation de salles;
- Elaboration, actualisation et diffusion des plannings : séances d'instruction et de jugement, référés, permanences, planning annuel des événements;
- Gestion des demandes de transport : recueil des besoins et planification des missions des chauffeurs du Conseil d'Etat, commande et suivi de courses de taxis, coursiers;
- Assistanat de service : gestion de la boite mail fonctionnelle, réalisation de badges, chevalets, élaboration de bons, cartons d'invitations, suivi des invitations, confection de dossiers de réunion et stage, recherche de documents et d'informations, accueil téléphonique (information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes), classement et archivage, traitement et rédaction de courriers, etc.
2/ Gestion administrative des demandes de visites du Conseil d'Etat :
Sous la supervision de la direction du bureau qui assure l'analyse de la demande, vous êtes en charge de :
- Répondre aux demandes de visites et solliciter les conférenciers identifiés;
- Actualiser le planning annuel des visites et produire des données statistiques;
- Assurer la gestion logistique des visites : transmission de la liste à la sécurité, suivi des stocks et préparation de goodies et documentation; réalisation de documents relatifs au dossier ;
- Contribution au besoin à l'accueil physique (à titre exceptionnel).
Vous pourrezêtre amené(e) à collaborer occasionnellement aux autres activités du bureau.
La réussite sur le poste repose sur une réelle aptitude à travailler en équipe et à partager l'information.
Liens hiérarchiques et fonctionnels :
N+1 : cheffe du bureau organisation-événements
N+2 : Cheffe de cabinet
Le profil recherché
Vous possédez les compétences et les savoirs suivants :
Connaissances
- Techniques de secrétariat
- Outils bureautiques (Outlook, Excel, Word)
- Communication écrite et orale
- Organisation du Conseil d'Etat
Savoir-faire
Niveau expert :
- Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents interlocuteurs
Niveau maîtrisé :
Afficher la suite
- Capacité d'organisation et de gestion du temps
- Réactivité et soin dans l'exécution des travaux
- Gestion des situations d'urgence
- Capacité à rendre compte et synthétiser sa pensée
- Disponibilité
Savoir-être
- Discrétion et rigueur
- Bonne présentation
- Adaptabilité
- Aptitude à la polyvalence
- Curiosité professionnelle
- Maîtrise de soi (aptitude à faire face sereinement aux situations inattendues)
Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Paris
Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).
Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureSalaire brut estimé
24 500 € / an 2 042 € / mois 13,46 € / heureEstimation haute
30 700 € / an 2 558 € / mois 16,87 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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