Secretaire du Service Accompagnement Professionnel et Social H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Missions fonctions principales
Répondre aux agents sollicitant un accompagnement par le SAPS :
Informer des dispositifs proposés par le SAPS, renseigner sur les missions du service et sur les différents dispositifs existants (Conseil en positionnement et parcours professionnel, accompagnement social, soutien et accompagnement psychologiques en lien avec le travail, sophrologie, suivi et accompagnement des agents en situation de handicap, accompagnement des réorganisations, cellule de mobilité)
Analyser les demandes et orienter les agents vers le bon professionnel et/ou le bon service
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le professionnel compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques
Gérer les situations urgentes selon le besoin :
Savoir analyser les situations et rassurer un agent
Savoir alerter les Psychologues du personnel et/ou la référente Egalité Diversité
Savoir orienter un agent vers une prise en charge en cas de nécessité urgente et en cas d'absence des Psychologues du personnel (SST, Psychologues, UAUP)
Accueillir les agents et visiteurs pour tous les professionnels du SAPS
Vérifier l'identité de l'agent et son inscription sur les plannings des rdvs et prévenir le professionnel qui le reçoit
Gérer les agendas des professionnels de l'équipe :
Organiser les réunions (réservations de salle, invitations des différents intervenants du CHRUN ou de l'extérieur, gestion des plannings Outlook et suivis d'informations et/ou documents inhérents aux réunions
Programmer, organiser, suivre et/ou modifier les rdvs d'accompagnement des agents pour les Conseillère en Evolution Professionnelles, la Responsable du service, Psychologue du travail et Sophrologue
Assurer un suivi de l'activité du service :
Création des dossiers (CEP et CEP GHT, Rupture Conventionnelle, Contrat tremplin, PPR, Psychologue du personnel),
Recueil des informations administratives nécessaires sur le logiciel CPage
Pré-remplir le tableau de suivis des rdvs CEP
Mise à jour des tableaux de suivis de l'activité des CEP
Rédiger les contrats tremplin et conventions Préparation à la Période de Reclassement (PPR) et assurer le suivi en lien avec les responsables et/ou encadrants, assurer le suivi des signatures et l'archivage
Assurer le suivi des évaluations en lien avec les responsables et/ou encadrants et mise à jour du tableau de suivi
Scanner et archiver les différents documents dans les dossier informatiques agent
Rédiger courrier et convention de rupture conventionnelle en s'assurant des délais de procédure et assurer le suivi et archivage dans le dossier informatique agent
Assister et procéder à la rédaction des procès-verbaux du comité social d'établissement (CSE) et de la formation spécialisée en matière de santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT) :
S'assurer de la qualité de l'enregistrement audio de l'instance
Assister à l'instance et assurer une prise de notes des échanges
Rédiger le procès-verbal en garantissant une retranscription fidèle des échanges
Apporter des modifications au procès-verbal en lien avec les corrections apportées par la direction et les organisations syndicales
2. Description des activités et des tâches
Accueil téléphonique et physique
Saisie et mise en forme de procès-verbaux, de courriers, de contrats, de documents administratifs, de procédures
Réception, traitement et distribution des informations
Gestion de données (mise à jour de fichiers informatiques, tableaux de bord)
Réception, distribution et enregistrement du courrier entrant et sortant
Participation aux réunions de service
Création de dossiers individuels
Classement et archivage
Gestion de stocks de matériel et produits (suivi, contrôle, relance commande ou bon de travail)
Bureautique : Word, Excel, Outlook

Profil recherché :

Secrétaire
37h30 hebdo
Rattachement hiérarchique : Responsable du SAPS