Secrétaire Administratif H/F un Depart des Assoc Familiales
Rennes - 35 CDD- 1 631,84 € / mois
- 🕑 7 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Association loi 1901, reconnue d'utilité publique, l'Union Départementale des Associations Familiales 35 regroupe 111 associations adhérentes et dispose de 300 représentations familiales sur tout le département. Outre sa mission principale et institutionnelle de représentation des familles et de défense de leurs intérêts auprès des pouvoirs publics, elle gère différents services d'intérêt familial (notamment des services de parentalité, d'accès aux droits, d'Habitat Partagé Solidaire) et emploie 51 salariés sur tout le département d'Ille-et-Vilaine.
Dans le cadre d'un remplacement (maladie + maternité), nous recherchons un(e) secrétaire administratif(ve) pour venir en soutien des services :
- Habitats Partagés Solidaires : ce service propose des logements et un accompagnement pour des personnes fragilisées ou en situation de handicap psychique sans limite de temps.
- Accès aux droits : ce service propose des accompagnements pour les personnes autour des problématiques financières : surendettement, aide éducative budgétaire, point conseil, budget, interventions collectives, etc.
- Pôle Administratif. : ce pôle accompli les missions et tâches administratives communes à l'association notamment l'accueil téléphonique et physique du public.
Descriptif des missions
Pour le Service Habitats Partagés solidaires vous intervenez en tant que secrétaire administratif(ve) du service (40%) :
- Vous assurez la gestion administrative des dossiers locataires (en relation avec les sites, mandataires et partenaires)
- Vous contribuez au bon fonctionnement du service (invitation aux commissions d'admissions, rédaction des comptes-rendus des réunions, gestion des conventions, mise à jour de documents et rédaction de courriers divers)
- Vous assurez l'accueil téléphonique et mail des usagers et partenaires (renseignements sur les dispositifs et fonctionnement, etc.)
- Vous prenez en charge la partie administrative des dossiers de subvention, leur suivi et participez à l'élaboration et à la mise en forme du bilan d'activité du service.
Pour le service Accès aux Droits vous intervenez en tant que secrétaire administratif(ve) du service (20%) :
- Vous assurez des missions de soutien administratif auprès de l'équipe d'intervention sociale (suivi des mandats d'accompagnement, envoi des contrats, facturation trimestrielle, archivage numérique...)
- Vous gérez et assurez le suivi des documents administratifs et informatiques (devis, conventions, factures, etc.)
- Vous assurez le suivi et envoyez les courriers courant du service.
- Vous participez à l'élaboration du bilan d'activité du service, en générant des statistiques.
Pour le pôle administratif, vous assurez la mission d'Agent d'accueil (20%) :
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public (renseignements
- Vous gérez l'agenda des salles de réunions ainsi que les arrivées et départs de courriers.
- Vous assurez la gestion de la boite mail générique de l'UDAF et réalisez divers travaux de bureautiques
- Vous assurez la bonne transmission des informations avec les deux autres agents d'accueil.
Profil recherché :
De formation de type Bac/Bac +2 dans le domaine du secrétariat idéalement dans le domaine sanitaire et social, vous disposez d'une expérience de deux ans minimum dans le domaine. Une expérience dans le domaine de l'accueil serait un plus.
Vous êtes reconnus pour vos qualités relationnelles, votre écoute et vos capacités d'organisation et d'adaptation. Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques (Office 365, Teams).
Modalités contractuelles
- Poste en CDD à 80% à pourvoir dès que possible dans le cadre d'un remplacement de congé maternité
- Rémunération selon la CCN66 (Grille : Technicien qualifiés)
- Avantages : Titre restaurants, Indemnités kilométriques vélo, offres CSE,
Merci d'adresser votre lettre de motivation et CV.
Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez un Depart des Assoc Familiales
UDAF 35 -Union Départementale des Associations Familiales d'Ille-et-Vilaine.
Association Loi 1901, reconnue d'utilité publique
- Rennes - 35
- CDD
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